Met meer dan 300 werknemers was het een uitdaging om snel de juiste persoon te vinden, erachter te komen in welke afdeling hij zit en om snel contact met hem op te nemen, omdat er geen centraal adresboek was.

Het werk aan documenten was ook niet gecentraliseerd; ze werden opgeslagen op een server en samenwerking vond plaats via e-mails, wat zeer tijdrovend en ineffectief was. Omdat processen niet werden opgezet waren sommige acties bovendien onnodig repetitief, wat betekent dat dubbel werk moest worden gedaan. Een PR-afdeling moest bijvoorbeeld soortgelijke aankondigingen op het interne portaal en de officiële openbare website publiceren, waarvoor er twee afzonderlijke processen waren en hetzelfde nieuws moest in beide processen worden goedgekeurd, wat onnodig was omdat een PR-manager in werkelijkheid slechts één keer de beslissing over de publicatie neemt.

Het werd cruciaal om een moderne, responsieve en zeer collaboratieve werkomgeving te bouwen.

Het management van de universiteit heeft besloten om SharePoint Online en Office 365 in te stellen en lokale AD met Azure-tenant te integreren. Ze besloten ook om het proces van nieuwspublicatie te stroomlijnen: synchronisatie, goedkeuring, distributie van artikelen op de officiële website en het interne bedrijfsportaal.