SharePoint Archives | ISDK Benelux - Omnichannel and eCommerce retail solutions, CRM-marketing, Software development and IT-consultancy

nov

Routine automatising met Office365 en Teams chatbot

Klant

Gezondheidsklinieken (50+ Medische centra)

Het is gebruikelijk dat een groot bedrijf veel kleine routineprocedures op verschillende gebieden van zijn dagelijks leven heeft.
Vakantieaanvragen van medewerkers, zakenreizen, kantoorbenodigdheden, gastenpassen, boeking van vergaderruimten en nog veel meer – dit zijn allemaal eenvoudige acties uit één of twee stappen die niet veel inspanning vergen, maar zeer destructief kunnen zijn en soms onaangename situaties kunnen veroorzaken zoals fouten in boekingen of klanten die op het allerlaatste moment op toegangsvergunningen wachten.

Om die routine aan te pakken besluiten veel bedrijven, ook onze klanten, om de procedures met behulp van hun eigen Office 365-bedrijfsomgeving en Teams Messenger te automatiseren. Gasttoegangsvergunningen is het eerste pilootproces dat wordt geautomatiseerd.

De automatisering gebeurde op basis van Microsoft Flow, Teams-chatbot en SharePoint Online als opslag. Eerder belde of schreef een werknemer een e-mail naar een officemanager met alle details voor de pas. Omdat er elke dag veel aanvragen waren nam het een aanzienlijk deel van de werktijd van de beheerder in beslag. Bovendien duurde het tot een hele dag voordat de werknemer het resultaat kreeg. Nu stuurt hij slechts een kort bericht met de aanvraag naar de chatbot en krijgt later een definitieve goedkeuring.

Het hele proces ziet er als volgt uit:

Werknemers die een pas nodig hebben nemen contact op met de chatbot. In een snel en eenvoudig gesprek verstrekken ze alle gegevens die nodig zijn om een pas te maken.
Processtap “Wachten op de goedkeuring”. Een verantwoordelijke officemanager ontvangt een melding in de bot en per e-mail. De manager kan de informatie zien en ervoor kiezen om het aanmaken van een pas goed te keuren of te weigeren.
Als de manager de aanvraag goedkeurt, gaat het proces verder. De gegevens komen in een vooraf aangemaakt Word-sjabloon en worden toegevoegd aan de relevante velden. Vervolgens wordt een nieuw Word-document gemaakt en opgeslagen.
Zodra het document klaar is krijgt de aanvrager een chatbericht waarin hij wordt geïnformeerd over de goedkeuring, samen met een link voor toegang tot het document.

Verwerking van een pasaanvraag en uitgiftetijd is verminderd van gemiddeld 4-5 uur tot 20-30 minuten
Een officemanager bespaart dagelijks 2-3 uur dankzij deze procesautomatisering

okt

SharePoint Online en Office 365 in een bedrijfsschool

SharePointadmin

Klant

Bedrijfsschool (van TOP 30 in de ranglijst van Financial Times)

Met meer dan 300 werknemers was het een uitdaging om snel de juiste persoon te vinden, erachter te komen in welke afdeling hij zit en om snel contact met hem op te nemen, omdat er geen centraal adresboek was.

Het werk aan documenten was ook niet gecentraliseerd; ze werden opgeslagen op een server en samenwerking vond plaats via e-mails, wat zeer tijdrovend en ineffectief was. Omdat processen niet werden opgezet waren sommige acties bovendien onnodig repetitief, wat betekent dat dubbel werk moest worden gedaan. Een PR-afdeling moest bijvoorbeeld soortgelijke aankondigingen op het interne portaal en de officiële openbare website publiceren, waarvoor er twee afzonderlijke processen waren en hetzelfde nieuws moest in beide processen worden goedgekeurd, wat onnodig was omdat een PR-manager in werkelijkheid slechts één keer de beslissing over de publicatie neemt.

Het werd cruciaal om een moderne, responsieve en zeer collaboratieve werkomgeving te bouwen.

Het management van de universiteit heeft besloten om SharePoint Online en Office 365 in te stellen en lokale AD met Azure-tenant te integreren. Ze besloten ook om het proces van nieuwspublicatie te stroomlijnen: synchronisatie, goedkeuring, distributie van artikelen op de officiële website en het interne bedrijfsportaal.

Creëren van Organisatieschema. SharePoint Online en de bestaande AD werden gesynchroniseerd
Er is een telefoonboek toegevoegd. Het telefoonboek ondersteunt zoeken op naam, telefoonnummer en functie
Opzetten van de samenwerking met nieuws en aankondigingen:
- Nieuws- en aankondigingssecties zijn in SharePoint Online gemaakt
- Rollen en toegang zijn ingesteld: contentmanager (maakt publicaties), PR-editor (bewerkt, keurt de publicaties goed)
- SharePoint Teams voor samenwerking zijn opgezet om de werkstroom te ondersteunen: contentmanager maakt een bestand voor een aankondiging of een nieuws –> in dit bestand vult de werknemer de vooraf gedefinieerde verplichte velden in, zoals Naam, Over het evenement, Over de spreker, Locatie, Tijd etc. –> Zodra het bestand is voltooid klikt de manager op “Verzenden” –> Zodra het bestand is verzonden ontvangt de PR-manager een e-mail met de melding dat een nieuwe aankondiging is toegevoegd –> De PR-manager controleert de aankondiging en bewerkt deze indien nodig. PR-managers hebben ook extra velden voor SEO-promotie, zoals KEYWORDS (trefwoorden), meta DESCRIPTIONS (metabeschrijvingen), TITLE (titel), Tags die niet beschikbaar zijn voor contentmanagers –> Laatste stap – de PR-manager klikt op “Gepubliceerd”, de aankondiging wordt vervolgens gepubliceerd op de officiële universitaire webpagina, wordt weergegeven in het gedeelte ‘Evenementen deze week’ op de website en wordt opgeslagen in de beheerdersgedeelte van de website. Nadat de aankondiging is gepubliceerd, kan het bestand alleen door PR-managers worden bewerkt.

SharePoint Online bedrijfsportaal werd de belangrijkste inforuimte, waar alle werknemers naar een collega kunnen zoeken waarmee ze in contact willen komen, evenals naar andere organisatorische informatie
Tijd voor het publiceren van nieuws op de universitaire website en het interne bedrijfsportaal werd verkort van 2 dagen tot 3-4 uur

aug

SharePoint 2019 Documentenarchief

SharePointadmin

Klant

Russisch exploratie- en mijnbouw bedrijf

Een exploratie- en mijnbouwbedrijf met een hoofdkantoor en in verschillende regio’s verspreide mijnterreinen, honderden werknemers en tientallen aannemers moet elke maand honderden contracten en andere documenten verwerken.

Het bedrijf werkte 10 jaar zonder documentbeheersysteem. Gedurende deze tijd is het aantal documenten gegroeid tot honderdduizenden bestanden van meer dan 5 TB. Alle documenten werden opgeslagen in een gedeelde bestandsruimte.

Deze bestandsopslag had zeer beperkte mogelijkheden voor zoeken, classificatie van bestanden, instellingen voor toegangsrechten. Het resultaat was dat er inefficiënt werd gewerkt en kostte veel meer tijd dan nodig.

Er werd besloten om een nieuw bedrijfsportaal te creëren dat de interne processen van documentenstroom, opslag en organisatie van bestanden zal verbeteren en de zoekopties voor documenten zal vereenvoudigen en uitbreiden.

Er werd besloten om een bedrijfsportaal op het SharePoint 2019-platform te bouwen dat zal worden gebruikt als een archief en een documentbeheersysteem. Het portaal is bedoeld voor gebruik door zowel werknemers van de organisatie en haar filialen, als voor interactie met externe contractanten (indien een passende toegang wordt gegeven).

Het documentenarchief op het portaal is gestructureerd in de vorm van projecten. Alle documenten die op het portaal zijn opgeslagen zijn gegroepeerd per project, documenttype of aannemer, waarop/op wie ze betrekking hebben.

Het SharePoint-portaal heeft een enkel toegangspunt, waaruit de gebruiker naar alle andere sub-websites en mappen kan gaan. Tegelijkertijd is elke sub-website direct toegankelijk, waarbij de hoofdsite wordt omzeild, door het adres in te voeren. Deze sub-websites slaan alle documentatie op die betrekking heeft op een bepaald project.

Om documentenopslag op elke website te organiseren zijn documentbibliotheken aangemaakt. Elke bibliotheek komt overeen met:

De werkrichting van de afdeling (voor de technische afdeling van de projectsite);
De aannemer (voor de financiële en juridische afdelingen van de projectsite);
Het documenttype of de aannemer (voor de sub-websites).

Het adresboek van de werknemer gebruikt informatie uit de standaard gebruikersprofielen in het bedrijfsdomein. Update van profielgegevens en de organisatie van de toegang tot het portaal vindt plaats door de synchronisatie met het bedrijfsdomein.

Om de opslag van documenten te systematiseren en het werk ermee te vereenvoudigen werden verschillende documentsoorten op het portaal gedefinieerd. De documentsoort is een verplicht metadataveld bij het uploaden van materialen op het portaal. Om de classificatie van de documenten te verfijnen, het zoeken en het volgen van de status te verbeteren werden aanvullende metagegevens van het document verstrekt. Bij het uploaden van elk document kan de gebruiker de waarden voor deze velden specificeren – attributen. Indien nodig kunnen deze attributen eenvoudig door gebruikers worden bewerkt. Met behulp van deze attributen kunnen documenten snel worden gevonden door gebruik te maken van de zoekfunctie.

Er werd een mogelijkheid geboden om gerelateerde documenten in het systeem te volgen. Voor het gemak van het werken met documenten worden gerelateerde documenten als resultaat van een zoekopdracht aan gebruikers gepresenteerd.

Er is een gedeelde toegang tot documenten en meldingen geïmplementeerd: gebruikers kunnen met anderen zowel bepaalde documenten als hele mappen delen. Toegang kan worden verleend aan zowel bepaalde gebruikers als hele groepen gebruikers. Toegang kan het recht geven alleen op het lezen of op het lezen en bewerken. Toegang tot websites en bibliotheken wordt alleen verleend aan portaalbeheerders.

De zoekopdracht was georganiseerd in twee vormen: standaard en geavanceerd. De Standaard vorm maakt het mogelijk om documenten op naam van het document en op tekst in het document te vinden. In de vorm van Geavanceerd zoeken kunnen de volgende zoekcriteria worden toegepast: naam van de aannemer (indien gespecificeerd); details van de overeenkomst (indien aangegeven); het jaar van het document (indien aangegeven); het documenttype.

Om veel grote documenten op te slaan en de indexering en het zoeken hiervan te versnellen werd een Blob-storage gecreëerd

Omdat het systeem uit vele componenten bestaat en veel wordt gebruikt werd besloten om een serverfarm op te zetten. Op dit moment zijn er 3 servers, één wordt gebruikt voor de database, twee andere zijn voor SharePoint. De farm is schaalbaar ontworpen. Zodra het bedrijf besluit om al zijn documenten naar dit nieuw systeem over te dragen, zal het mogelijk zijn om het systeem uit te breiden naar 5-6 servers, waarbij één van de servers verantwoordelijk kan zijn voor het indexeren van documenten en dus het zoeken versnelt.

Informatie over het SharePoint portaal:

Momenteel zijn er 60-80 hoofdgebruikers van het systeem. Er kunnen echter ongeveer 300 mensen toegang ertoe hebben. Het portaal is zo ontworpen dat het in de toekomst kan worden geschaald
Enkele tientallen aannemers hebben toegang tot bepaalde bibliotheken van het portaal
Het totale aantal documenten is ongeveer 500.000, de meeste daarvan zijn grote gedetailleerde overeenkomsten van 30-50 Mb
De totale data-omvang in het nieuwe systeem is 1,5 TB, maar in de toekomst wordt de resterende 3,5 TB daar ook naar overgedragen

nov

Bedrijfsportaal. HRM-trainingen

SharePoint, UI-designadmin

Klant

Een bekende telecommunicatieholding die een breed scala aan diensten aanbiedt, waaronder breedband- en mobiele internettoegang, telefonie en digitale televisie

Empty tab. Edit page to add content here.

Als onderdeel van het updaten van het bedrijfsintranetportaal en het overgaan naar SharePoint Server 2013 (zie het profiel Telecom.Enterprise-Portal.Services-Branding) was de klant van plan om enkele van zijn interne zakelijke services op basis van SharePoint te automatiseren.

Een van deze services was met name een HRM-module voor de interne opleiding van medewerkers. Deze service biedt gebruikers een reeks trainingen van interne en externe providers. Bij gebruik van deze service kan de medewerker aanmelden en een verzoek indienen voor cursussen die voor hem beschikbaar zijn, zijn eigen opleidingskalender plannen, trainingen volgen en beoordelen enz.

De belangrijkste functies van deze service zijn als volgt:

Beheren van het opleidingscatalogus en de opleidingskalender;
Aanmelden voor trainingen door medewerkers van het bedrijf, planning van een persoonlijke opleidingskalender
Bedrijfscoach: training houden
Medewerker: training volgen
Medewerker: training beoordelen
Coach: medewerker beoordelen
Bekijken van de geschiedenis van trainingen en informatie over het volgen daarvan door bepaalde medewerkers
Opstellen en bekijken van opleidingsrapporten

Een aparte taak tijdens de ontwikkeling van de service was het aanpassen van de gebruikersinterface in overeenstemming met de algemene huisstijl en het Brandbook van het bedrijf.

jun

Autodealer. SharePoint. HR-portaal: aanvragen en diensten

SharePoint, UI-designadmin

Klant

Een groep van bedrijven die 5 officiële dealers van toonaangevende automerken verenigt. Deze is gespecialiseerd in de verkoop van nieuwe en gebruikte auto's.

Aanvankelijk was dit project erop gericht om de HR-afdeling van verschillende routinewerkzaamheden te ontlasten: het bestellen van verklaringen, het ontvangen van loonstroken, het bestellen van kantoorartikelen en visitekaartjes, aanvraagformulieren, het informeren van werknemers over wijzigingen in bedrijfsregels, materialen voor aanpassing van nieuwe werknemers en nog veel meer.

Vóór de start van het project werd besloten medewerkers te enquêteren om erachter te komen welke bestaande problemen er zijn en wat zij van een bedrijfsportaal verwachten. We ontvingen veel feedback en het werd duidelijk dat het project dient uitgebreid te worden. Met ondersteuning van de HR-afdeling werd deze uitbreiding op het topmanagement niveau van het bedrijf goedgekeurd.

Van onze kant hebben wij, ISDK, onze ervaring en ontwikkelde portaal-oplossingen gedeeld: welke services het meest gevraagd bij andere bedrijven zijn, welke eventuele problemen kunnen er optreden, wat dient als eerste te worden gelanceerd en welke taken kunnen worden uitgesteld. Als gevolg hiervan werd samen met het functionele team van de klant een uitgebreid oplossingsconcept gevormd en werd het project gestart.

Tijdens het pilootproject (in één afdeling van het bedrijf) werden de volgende taken uitgevoerd:

Nieuwsfeed, evenementenkalender, telefoongids, verjaardagen van medewerkers
Persoonlijke pagina’s van werknemers en pagina’s van afdelingen
Service voor boeking van spreekkamers
Services voor aanvragen (documenten, kantoor, uittreksels, verlof, verklaringen)
Module voor enquêtering en stemming
Platform voor bespreking van bedrijfsevenementen en thematische blogs (gezondheid, reizen, vrijwilligerswerk, zelfontwikkeling)
Bedrijfskennis database (pakket voor nieuwe medewerker, voorbeelden van aanvragen, beschrijving van procedures en contacten van verantwoordelijke personen, bibliotheek met zakelijke literatuur)
Ideeënuitwisseling: elke medewerker kan zijn ideeën over verbetering van het werk van het bedrijf of het bedrijfsleven delen.

Sommige modules vereisten ontwikkeling op maat, maar de meeste delen van de functionaliteit werden gerealiseerd met behulp van de standaardfuncties van het SharePoint-portaal (gratis versie van Foundation) en modulaire blokken van ons bedrijf (oplossingen: “ISDK-portaal: SharePoint – HR-services“ en “ISDK-portaal: SharePoint – elektronische aanvragen“). Er was maximaal gebruik van standaardfunctionaliteit nodig om de implementatiekosten te optimaliseren en de termijn tot het starten van proefgebruik te verkorten.

Op basis van de resultaten van de eerste projectfase ging het portaal live voor pilootgebruik. Enkele maanden gebruik toonden voordelen, evenals gebieden voor verdere verbetering zowel vanuit technisch als vanuit zakelijk oogpunt. Met name is het aantal niet-standaard vragen aan de helpdesk en rechtstreeks aan de boekhoudafdeling van het bedrijf met betrekking tot berekening van vakantiedagen en verlening van verlof, bestelling van kantoorartikelen en goederen, visitekaartjes enzovoort aanzienlijk verminderd. Naar schatting met 25-30%.

Een ander positief punt is de vermindering van de gemiddelde verwerkingstijd van aanvragen tot 30-60 minuten in de halfautomatische modus, terwijl het eerder tot enkele dagen kon duren. De secties, waar medewerkers vaak gevraagde informatie kunnen downloaden – van marketing en technisch materiaal tot bedrijfsbeleid en instructies – werden erg populair. Het totale aantal documenten dat in de eerste paar weken van de portal is geüpload en gedownload bedroeg meer dan 200 items, wat wijst op een grote vraag naar een dergelijke centrale bestandsopslag.

Daarbij waren ook de bijzonderheden aangegeven die wijzen op de noodzaak voor verdere ontwikkeling van bedrijfsprocessen binnen het bedrijf en technische ondersteuning voor het realiseren ervan. Sommige bedrijfsprocessen vereisen met name een diepere integratie van afzonderlijke IT-systemen van het bedrijf. Het betreft allereerst de integratie met het boekhoudsysteem (1S), evenals met de systemen voor het bijhouden en beheren van verkoop en klanteninformatie. Dit geldt in het bijzonder voor de aggregatie van informatie voor het management van het bedrijf.

jun

SharePoint Integratie, Rapportering en BI

Integratie, SharePointadmin

Klant

Een groep van bedrijven die 5 officiële dealers van toonaangevende automerken verenigt

Het topmanagement van de onderneming van de klant had behoefte aan een systeem van verslaggeving en BI voor elke van zijn afdelingen (verkoop van nieuwe auto’s, gebruikte auto’s, diensten) en ook aan de mogelijkheid om de informatie per bepaalde merken (automerken) te krijgen. Het idee van het managementteam was om met behulp van een dergelijk systeem de transparantie en de kwaliteit van managementbeslissingen te verhogen.

In de eerste fase werd besloten om een uniform datamodel te ontwikkelen en het opstellen van 7 financiële verslagen te automatiseren. Het totale volume van analytisch werk, inclusief verschillende slicings en detaillering, zal ongeveer 20 verschillende vormen omvatten. Het opstellen van verslagen vereiste ook de integratie van gegevens van interne accountantdatabases.

De tweede fase voorzag in het verplaatsen van alle verslagen naar een nieuw systeem op basis van het interne SharePoint-portaal (gratis versie van Foundation), het leren van specialisten van de financiële afdeling om complexe verslagen met verschillende slicings en gegevensdiepte zelfstandig op te maken.

In de derde fase ging het over het instellen van tools voor prognose en analyse van verkoop en geplande kosten, evenals over het bieden van de mogelijkheid om de redenen te analyseren, waarom de geplande situatie van de werkelijke situatie voor afgelopen perioden afwijkt.

Tijdens het pilootproject werden de volgende taken uitgevoerd:

Ontwikkeling van een gegevensmodel voor de volgende vakgebieden: financiën, verkoop, inclusief gegevens per afdeling en per merk, HR (loonadministratie)
Aansluiting van de volgende gegevensbronnen: 1S Boekhouding, 1S Lonen en personeelsbeheer, interne verkoopdatabases voor elke merkafdeling
Ontwikkeling van uniforme procedures en bedrijfsregels voor data-integratie en –aggregatie
Automatisering van het opmaken van documenten – genereren van verslagen en BI volgens een schema of op aanvraag van medewerkers
Implementatie van een kostenprognosemodule

De pilootmodule – het gebruikersgedeelte daarvan – is ontwikkeld als onderdeel van het SharePoint-portaal. De technische implementatie is echter niet afhankelijk van de bijzonderheden van het platform en, indien nodig, kan de module als zelfstandige webapplicatie werken.

De resultaten van het project zijn als volgt:

4 hoofdanalyseverslagen en 15 hulpvormen die verschillende slicing van gegevens en detaildiepte werden ontwikkeld en in pilootgebruik genomen;
Eerder werden verslagen eenmaal per maand op een bepaalde datum gegenereerd. Nu heeft het management van het bedrijf een analysetool ontvangen die dagelijks voor hen beschikbaar is en het mogelijk maakt om analyses op elke datum te maken, met elke slicing en diepte van gegevens (in het kader van het gedefinieerde model)
Er is een prognoseanalysetool voor de verkoop en de werkelijke kostprijs van servicewerkzaamheden ontwikkeld;
Vermindering van de tijd voor voorbereiding van verslagen maakte het mogelijk om ongeveer 80 manuren per maand te besparen

jun

SharePoint Tablet App

Maatwerkontwikkeling, Mobiele oplossingen, SharePoint, UI-designadmin

Klant

Een bekende telecommunicatieholding die een breed scala aan diensten aanbiedt, waaronder breedband- en mobiele internettoegang, telefonie en digitale televisie

Het management van het bedrijf van de klant was al lang geïnteresseerd in de mogelijkheid om een hoog niveau centrum voor integratie van project- en procestaken te creëren. Naast de integratie zelf wilde het topmanagement tools hebben voor een eenvoudige visualisatie van geaggregeerde informatie en het snelle beheer (taaktoewijzing, commentaar, bijlagen).

In het kader van de upgrade van de bedrijfsintranetportaal en de overgang naar SharePoint Server 2013 (zie het profiel Telecom.Enterprise-Portal.Services-Branding) was de klant van plan om sommihe van zijn interne zakelijke services te automatiseren.

Een van deze services was met name een module voor integratie van investeringsplanning, technische projecten en facturering. De belangrijkste zakelijke gebruikers van deze service zijn topmanagers van het bedrijf. De complexiteit van de module werd bepaald door de noodzaak om in één informatieruimte gegevens uit verschillende systemen te integreren, welke technisch en logisch vanuit het oogpunt van de onderliggende bedrijfsmodellen hiervoor niet waren bedoeld.

Naast de integratiee voorzag het project als tweede hoofddoel in de ontwikkeling van een lichte mobiele client voor het topmanagement van het bedrijf. Het idee was om alle belangrijke informatie over lopende projecten en hoog niveau taken verzamelen en aggregeren. Topmanagers wilden een analysetool krijgen die via tablets en breedformaatapparaten toegankelijk was.

Om gestelde doelen te bereiken, werden in het kader van het project de volgende taken uitgevoerd:

Integratie en aggregatie van gegevens van ongelijksoortige IT-systemen
Oprichting van één taakcentrum op basis van het Microsoft SharePoint bedrijfsportaal
Ontwikkeling van een tool voor visualisatie en monitoring van belangrijke programma’s en projecten en KPI daarvan
Ontwikkeling van een mobiele client voor tablets en breedbeeldapparaten, waarmee belangrijke aggregators en KPI’s op dashboards kunnen worden weergegeven en een snelle taaktoewijzing kan worden gemaakt

De technische realisatie van de tabletoplossing is gedaan met behulp van het HTML5-applicaties van Devexpress Devextreme (https://js.devexpress.com/). Dit platform is in feite een grote set JS/HTML-componenten die speciaal zijn voorbereid voor het maken van interactieve en lichte webapplicaties, welke geschikt (responsief) zijn voor zowel gewone laptops als ook voor mobiele apparaten en tablets.

We hebben de volgende componenten van deze set gebruikt:

DataGrid
Charting Widgets
UI Widgets (basiselementen voor het bouwen van UI-interfaces)

Gegevensuitwisseling en werklogica van HTML5-componenten is standaard – oproep (meestal asynchroon) van externe webservices gehost op de SharePoint-portaal van het bedrijf.

De ontwikkelde oplossing maakte het mogelijk om 3 belangrijke, maar voorheen volledig afzonderlijke bedrijfs-IT-systemen te integreren. Het systeem voorzag top– en middenmanagers van één tool voor het analyseren en beheren van ontwerp- en technische taken. In total controleert het system meer dan 200 projecten en programmataken.

De ontwikkelde mobiele client voor tablets bevat dashboards voor geaggregeerde ontwerpinformatie: doelgericht KPI’s en deadlines, actuele statussen en belangrijke problemen met de mogelijkheid om snel taken toe te wijzen. De gemiddelde responstijd van een mobiele applicatie met een stabiele internetverbinding is niet meer dan 1 seconde.

Ongeveer 20 topmanagers en leiders van het bedrijf, inclusief zijn president, gebruiken dit systeem.

mei

Energiebesparingsprogramma. Analyse, ontwerp en integratie

Analyse en ontwerp, Integratie, SharePointadmin

Klant

een Russisch verticaal geïntegreerd oliebedrijf

Bij de klant wordt vele jaren planmatig gewerkt aan een efficiënter gebruik van resources in de ondernemingen die deel van het bedrijf uitmaken. Daarvoor werd een speciaal energiebesparingsprogramma goedgekeurd en geïmplementeerd, de uitvoering waarvan bestaat uit het regelmatig monitoren en analyseren van de energiebesparende maatregelen bij de dochterondernemingen.

Er werd een speciaal multitier IT-systeem ontwikkeld om het werk van dit programma in verschillende fasen te ondersteunen en te systematiseren.

De complexiteit van de oplossing wordt bepaald door de noodzaak om alle programma’s voor energiebesparing en efficiencyverhoging bij elke dochteronderneming te integreren door deze te koppelen op het niveau van het hoofdonderneming van het bedrijf, waar definitieve beslissingen worden genomen over de coördinatie van bepaalde maatregelen en de status van de uitvoering daarvan wordt opgevolgd.

Vanuit technisch oogpunt moesten de volgende zeer complexe taken worden uitgevoerd om te zorgen dat de zakelijke functies van het systeem werden uitgevoerd:

Het bouwen van een algemeen databus voor bedrijfsgegevens om een gegarandeerde interactie tussen het moederbedrijf en de dochterondernemingen daarvan te waarborgen;
Het implementeren van gebruikerstools voor goedkeuring van programma’s en monitoring van de realisatie ervan op het SharePoint-portaal van het bedrijf;
Het creëren van visuele tools voor verslaglegging en analyse (Reporting and BI) met behulp van de gespecialiseerde tools van de marktleiders, zoals QlikView of producten met vergelijkbare mogelijkheden.

ISDK was vanaf de tweede uitvoeringsfase als aannemer bij dit project betrokken, toen afzonderlijke onderdelen van het systeem in de dochterondernemingen werden geïmplementeerd. Maar de implementatie ervan vond afzonderlijk plaats, zonder een algemeen logisch, structureel en informatiemodel te gebruiken. De geïmplementeerde modules zorgden niet voor de uitvoering van uniforme bedrijfsfuncties in het hele bedrijf.

Bij de realisatie van de tweede fase van het systeem – op het niveau van het hele bedrijf – kregen de volgende taken een hoge prioriteit:

analyse en beschrijving van reeds bestaande processen (as-is),
formulering en goedkeuring van zakelijke vereisten voor de realisatie op bedrijfsniveau (to-be),
uitwerking van een logische, informatieve en structurele architectuur van de oplossing,
formulering van gedetailleerde functionele en technische vereisten voor de hoofdcomponenten van het toekomstige systeem:
- databus
- SharePoint-portaal,
- op QlikView gebaseerde Reporting & BI tools.

Het projectteam bestond uit 15 mensen – bedrijfs– en systeemanalisten (inclusief 3 medewerkers van ISDK), architecten van databus voor bedrijfsgegevens, workflowprocessen op basis van SharePoint (lead architect was van ISDK), ontwikkelaars en specialisten in QlikView en integratie ermee (inclusief een ontwikkelaar van ISDK).

Op basis van de resultaten van de analyse– en het ontwerp in de tweede fase van het project hebben onze specialisten (ISDK) samen met de algemene aannemer de volgende taken uitgevoerd:

Er werd een functionele en systeemanalyse uitgevoerd die resulteerde in een set documenten met de beschrijving van processen en modellen van AS-IS en TO-BE;
In totaal is het systeem ontworpen voor het werk van meer dan 2.000 werknemers van het bedrijf met de functionaliteit verdeeld in verschillende toegangsniveaus;
Voor de ontwikkeling van bedrijfsprocessen en de bijbehorende functionele, logische en datamodellen werd de ARIS–methodiek (Architecture of Integrated Information Systems) gebruikt;
Diagrammen van AS-IS en TO-BE-modellen zijn ook gemaakt volgens de ARIS-methodiek, er zijn meer dan 150 modellen van verschillende typen ontwikkeld;
Er zijn interfaces ontworpen voor gegevensuitwisseling tussen de bedrijfsdatabus en de systeemmodules die in de dochterondernemingen werden ingezet;
In de pilootmodus is de module ontworpen en geïmplementeerd voor de visualiatie en het beheer van energiebesparingsprogramma’s in de hoofdonderneming op het bedrijfs SharePoint-portaal;
In de pilootmodus werden ook werkzaamheden uitgevoerd voor de integratie van QlikView-analysetools en de SharePoint-gebruikersomgeving.

apr

Zakelijk SharePoint-portaal. HR-trainingen

Integratie, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Aziatische machinebouwer

Als onderdeel van de ontwikkeling van het zakelijke SharePoint-portaal van het bedrijf en de implementatie van de HRM- functionaliteit werd besloten om een gespecialiseerd trainingsbeheersysteem te ontwikkelen.

Het bedrijf organiseert regelmatig trainingen, opleidingen en opfriscursussen.

De beslissing om het onderwijsproces op het bedrijfsportaal te beheren was een natuurlijke voortzetting van de uitbreiding van de services die het bedrijf aan zijn werknemers biedt.

Het doel van de serviceontwikkeling was om informatie over alle trainingen van het bedrijf op één plaats te verzamelen en om het proces van het volgen van cursussen door werknemers te organiseren.

Bovendien biedt de service de mogelijkheid om een opleidingsschema bij te houden, zich voor de dichtstbijzijnde trainingsactiviteiten in te schrijven en (als een afzonderlijke rol van werknemers – coaches) om cijfers aan werknemers te geven die een bepaalde training hebben gevolgd.

Een onderscheidend kenmerk van de service zijn de volgende vereisten:

Beheer van het opleidings- en trainingsschema.
Registratie voor komende opleidingen.
Goedkeuring door de werknemersmanager van deelname aan trainingen.
Mogelijkheid tot de beoordeling van opleidingsresultaten van medewerkers (de cijfers worden door de trainer van deze cursus gegeven).
Persoonlijke trainingskaart voor werknemers met informatie over voltooide, actieve en toekomstige trainingen.

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Ontwikkeling van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem. Resultaat: functionele UML-diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface;
Implementatie van trainingsformulieren (InfoPath Forms);
Import van de bestaande trainingscatalogus uit een afzonderlijke database;
Configuratie van toegangsrechten tot de trainingscatalogus: wijzigingen kunnen alleen door beheerders en trainers worden aangebracht;
Ontwikkeling van trainingsgegevenskaart van werknemers (asp.net, JavaScript en webservices). De kaart maakt volledig gebruik van ajax technologie zonder de pagina opnieuw te laden;
Ontwikkeling van een trainingsschema met behulp van een standaard SharePoint-functionaliteit;
Ontwikkeling van een goedkeuringsproces met gebruik van SharePoint Workflow;
Ontwikkeling van de functie voor de beoordeling van trainingsresultaten, waarbij de coach cijfers aan deelnemers na voltooiing van de training geeft. Deze cijfers worden in een persoonlijke gegevenskaart van de werknemer geregistreerd;
Ontwikkeling van gebruikers- en beheerdersdocumentatie;
Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant;
Het systeem werd volledig getest, proefgedraaid en in de volledige productiemodus gezet.

Het systeem werd in het najaar 2013 in het bedrijfsportaal geïmplementeerd. Het systeem maakte het mogelijk om een systemische en regelmatige opleiding van meer dan 700 medewerkers van het bedrijf te organiseren, waardoor lijnmanagers en

HR-specialisten een handige tool kregen voor het bewaken en beheren van het proces. Het systeem bevat nu meer dan 100 verschillende trainingscursussen op de interne werkgebieden van het bedrijf.

Medewerkers hebben in totaal meer dan 2.500 cursussen met succes voltooid en de totale opleidingstijd bedroeg meer dan 30.000 manuren.

apr

Zakelijk SharePoint-portaal. HR rapporten

Integratie, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Aziatische machinebouwer

Als onderdeel van de ontwikkeling van het zakelijke SharePoint-portaal van het bedrijf en de implementatie van de HRM-functionaliteit werd besloten om een rapportagesysteem te ontwikkelen met de mogelijkheid om gedetailleerde werknemersgegevens te downloaden.

Het doel van de serviceontwikkeling was om gebruikers de mogelijkheid te bieden rapporten te genereren met behulp van verschillende filters en gegevensweergaven.

Bijzonder kernmerken van de module:

Een groot aantal rapporten;
Geen mogelijkheid om vereiste gegevensaggregatie te implementeren met behulp van standaard SharePoint-hulpmiddelen;
Berekende velden in de rapporten afhankelijk van bepaalde regels en voorwaarden.

In het kader van het project warden de volgende rapporten geïmplementeerd:

Register van werkboekjes
Werknemers met de proeftijd
Ziekteverzuimen
Werknemersdocumenten
Salariswijzigingen
Zakenreizen
Ziektekostenverzekering
Werklocatie
Vakanties
Gevolgde trainingen
Arbeidsovereenkomsten
Burgerlijke staat van de medewerker
Algemeen maandelijks rapport
Personeelslijst
Berekening van overgebleven vakantiedagen

Kenmerken van de technische implementatie:

Module is gebaseerd op het SQL Server Reporting Services platform;
Voor het invullen van de rapporten met gegevens is een speciale webservice ontwikkeld die naar de gevraagde informatie op de server zoekt. Bij het openen van rapporten roept het Reporting Services-platform bepaalde webservicemethoden op, waarbij de in het rapport gespecificeerde parameters worden doorgegeven. De methode verzamelt en aggregeert gegevens in de vereiste vorm en zendt de gegevens terug in xml-formaat;
Het klantgedeelte van het systeem gebruikt deze gegevens om rapporten voor eindgebruikers te maken.

De ontwikkeling en implementatie van rapportage voor de HRM-module resulteerden in meer dan 20 rapporten van verschillende complexiteit. Als onderdeel van de nieuwe module werd het mogelijk om informatie te verzamelen en rapporten te ontvangen over meer dan 700 werknemers van het bedrijf.