In het vorige artikel hebben we enkele voordelen van verkoop- en marketingdigitalisering in de B2B-sector besproken. In dit artikel gaan we dieper in op wat en hoe er in het verkoopproces geautomatiseerd kan worden.

Allereerst: waarom de verkoop automatiseren? Veel verkoopprocessen met betrekking tot administratie, rapportage en eenvoudige klantcommunicatie kunnen worden geautomatiseerd. Dit kan de tijd die eraan wordt besteed verminderen van weken tot dagen, van dagen tot uren; als gevolg hiervan groeit de efficiëntie van het verkooppersoneel, neemt de tijd voor de klant toe en wordt de algehele klanttevredenheid verhoogd.

McKinsey schat dat ongeveer een derde van de verkoopgerelateerde taken gemakkelijk kan worden geautomatiseerd. Voorbeelden van de automatisering in de verkoopfunctie:

Stadium	Gebruikssituaties
Strategie en planning	Territoriumplanning Verzamelen van marktinformatie Churn preventie
Leadkwalificatie	Geautomatiseerde workflow voor interactie tussen verkoop en marketing Evaluatie van leads Lead engagement met behulp van bots
Prijsstelling en offertes	Geautomatiseerde offertegeneratie Behandeling van aanvragen
Orderbeheer	Geautomatiseerde workflowsvoor facturering en voorraadbeheer
Aftersales activiteiten	Cross en upselling aanbevelingen Automatische verlenging van contracte

Enkele gebruikssituaties met meer details:
Lead engagement. Bedrijven kunnen met behulp van chatbots prospecten opnieuw betrekken. Een bot kan inactieve prospects identificeren, contact met hen opnemen en vervolgens NLP gebruiken om hun reactie te begrijpen en dienovereenkomstig te antwoorden. Deze oplossing helpt om conversies zonder tussenkomst van vertegenwoordigers te stimuleren.

Geautomatiseerde generatie van voorstellen. RPA en natuurlijke taalverwerkingstechnologieën kunnen worden gebruikt om vragen van klanten te decoderen en antwoorden te geven. Een verkoopmanager hoeft het voorstel alleen maar te controleren (en zo nodig te verbeteren) voordat het naar een klant wordt gestuurd. Dit helpt de RFP-responstijd te verkorten en een betere opslag van RFP-gerelateerde inhoud te organiseren.

Productactivering. Een ander proces dat geautomatiseerd kan worden is het genereren van licentiecertificaten. Een bot kan worden ingesteld om te controleren of een bestelling geldig is, licentiesleutels te genereren en deze naar klanten te sturen om het product te activeren. Vervolgens kan het relevante afdelingen (bijvoorbeeld financiën) in een bedrijf op de hoogte stellen van de activering. Dergelijke bots kunnen verkoopteams vele uren besparen en tegelijkertijd klanten in staat stellen hun producten sneller te activeren.

Wat maakt automatisering succesvol

Allereerst zijn het gestandaardiseerde processen. Bedrijven met efficiëntere en eenvoudigere processen kunnen RPA sneller en tegen lagere kosten implementeren. Ze kunnen ook profiteren van meer geavanceerde oplossingen, bijvoorbeeld machine learning en cognitive agents.

Ook de veranderingen in het werk van de verkoopafdeling. Omdat handmatige taken minder tijd gaan kosten, kunnen verkopers meer tijd aan klantgerelateerde activiteiten besteden, daarom moeten KPI’s daarheen worden verschoven. Toch is het ook belangrijk om de prestaties van bots bij te houden, zoals de geldwaarde van dankzij gebruik van bots mogelijk gemaakte klantconversie of bespaarde tijd.

Het wordt ook aanbevolen om niet te haasten en alle processen niet tegelijk te automatiseren, maar om prioriteit aan gebruikssituaties te geven en met de minst kritieke te beginnen. Pas daarna, na succesvolle pilots, kan het geleidelijk worden uitgebreid.

Tot slot willen we nogmaals benadrukken dat automatisering uiteindelijk voor alle partijen gunstig is. Bedrijven zien een verbeterde productiviteit van de verkoopafdeling, klanten hebben hun aanvragen sneller verwerkt en verkopers worden verlost van repetitieve routinetaken.