Microsoft biedt oplossingen voor bedrijven van elke grootte, van kleine tot grote ondernemingen. Om alle niches te vullen, ontwikkelde Microsoft een grote diversiteit aan apps. Met zo veel apps wordt het vrij makkelijk om erin te verdwalen. Bovendien overlappen sommige ervan elkaar, waardoor het nog uitdagender wordt om apps te onderscheiden en alleen die daarvan te kiezen, welke beter bij uw zakelijke behoeften passen.

In dit inleidende artikel geven we een korte beschrijving van de belangrijkste Office 365-apps.

Voor meer duidelijkheid hebben we apps gegroepeerd zoals hieronder vermeld:

Office Online

• Word: een geavanceerd hulpmiddel voor het maken en verwerken van documenten, een van de oudste en meest populaire Microsoft Office-apps.
• Excel: een spreadsheetprogramma, krachtige gegevensvisualisatie en analysehulpmiddel. Het heeft zijn eigen formule-editor en ondersteunt technologieën als VBA, PowerPivot, DAX.
• Visio: een app voor het maken van vectordiagrammen. Het heeft een groot aantal objecten, gegroepeerd op verschillende soorten activiteiten. De app helpt om eenvoudig bedrijfsprocessen te ontwerpen.
• PowerPoint: een andere oude Office-app, gebruikt voor het maken van presentaties.
• Outlook: een van de bekendste e-mailclients. Het bevat ook functies als agenda- en taakbeheer geïntegreerd met To Do.
• Calendar: een app die in Outlook is opgenomen en voor het plannen van vergaderingen wordt gebruikt. Ondersteunt het maken van verschillende kalenders, inclusief automatisch, zoals de kalender voor nationale feestdagen.
• Sway: een relatief nieuwe app, waarmee u interactieve rapporten, presentaties, projecten, landingspagina’s en persoonlijke verhalen rechtstreeks in een browser kunt maken en delen. In vergelijking met PowerPoint is Sway lichter, intuïtiever, webgebaseerd en gericht op gedeeld gebruik.
• OneNote: een app voor allerlei soorten notities, inclusief audio, video, tekeningen. Inhoud kan op notitieblokken, secties en pagina’s worden gesorteerd. Notebooks kunnen met andere gebruikers worden gedeeld.
• OneDrive: een cloudopslag. Het heeft cliënten voor Windows, Android en iOS. Op mobiele apparaten is het mogelijk om automatisch foto’s en video’s op te slaan. Documenten (Word, Excel, etc.) die in OneDrive zijn opgeslagen worden ook automatisch opgeslagen. Versies worden voor elk type bestand ondersteund. Standaard is de opslag 1Tb, met een bedrijfslicentie kan deze tot 5Tb worden verhoogd.

Alle apps in deze groep hebben zowel browser- als desktopversies, behalve Sway dat alleen in een browser werkt.

Samenwerking

• SharePoint Online: een platform voor het maken van bedrijfsportals. Een van de belangrijkste tools voor corporate content management. Hiermee kunnen intranet-sites van elke complexiteit worden gemaakt. Het heeft een ingebouwde zoekmachine. Door SharePoint met een of andere workflow-engine te gebruiken, kunt u bedrijfsprocessen automatiseren.
• Lists: een onderdeel van SharePoint Online dat het maken van lijsten ondersteunt en deze aan kleine databases koppelt. De lijsten kunnen elke grootte hebben, verticaal en horizontaal zijn. Er zijn enkele sjablonen beschikbaar. Lijsten kunnen in Teams worden ingebouwd. Lijsten hebben ook een kalenderweergave om informatie als een kalender weer te geven.
• Whiteboard: een handig tool, wanneer u tijdens een vergadering een diagram of een mindmap moet tekenen. Ondersteunt ook Sticker Notes. Kan rechtstreeks vanuit Windows 10 worden gestart.
• Forms: een app voor het maken van enquêtes, quizzen en opiniepeilingen. Ondersteunt verschillende soorten antwoorden: meerkeuze, vrije tekst, datum, beoordeling enz. De enquêtes kunnen binnen uw bedrijf worden gedeeld of u kunt de link naar externe gebruikers sturen. Enquêteresultaten kunnen voor analyse naar Excel worden geëxporteerd.
• Yammer: een sociaal bedrijfsnetwerk vergelijkbaar met Facebook. Gebruikers kunnen persoonlijke blogs maken, foto’s delen, lid van verschillende groepen worden die verband houden met werk en interesses.
• Stream: een bedrijfsvideoservice vergelijkbaar met YouTube. Medewerkers kunnen opnames van vergaderingen, presentaties, lessen, trainingen etc. delen. Videocalls van Teams kunnen ook in Stream worden opgeslagen. Video’s kunnen op afspeellijsten worden gegroepeerd. Hashtags worden ondersteund, gebruikers kunnen ook gemakkelijk opmerkingen delen en tijdcodes in opmerkingen taggen. Externe gebruikers hebben toegang tot video’s via de link.
• Teams: de belangrijkste app voor de samenwerking van medewerkers. Teams ondersteunt chats, audio- en videogesprekken en werkt ook samen aan Office-documenten rechtstreeks in de app. Vergaderingen kunnen via Outlook worden gepland. Teamleden kunnen gemakkelijk mensen, chats en bestanden zoeken. Binnen die teams kunnen verschillende teams en kanalen worden georganiseerd. De app biedt virtuele kamers voor het snel organiseren van vergaderingen, ondersteunt bots, IP-oproepen, integratie met andere Office 365-apps.

Alle apps in deze groep, behalve Teams, werken alleen in een browser.

Taakbeheer en projectwerken

• To Do: een persoonlijke taakbeheerder. Gebruikers kunnen taken groeperen, op niveaus (groepen – lijsten – taken – subtaken) rangschikken. Het is mogelijk om notities, herinneringen en deadlines/datums aan taken toe te voegen. Taken kunnen worden herhaald (zodra een taak is voltooid, wordt de nieuwe automatisch gemaakt). Het is mogelijk om belangrijke taken te markeren. Takenlijsten kunnen worden gedeeld. De app heeft een ‘Mijn dag’-weergave, waarmee u taken’ voor vandaag’ kunt toevoegen.
• Planner: een scrumbord voor kleine projecten en teams. Functionaliteit omvat het toewijzen van taken aan gebruikers, het doorlopen van de projectfasen, het delen van bestanden, analyse.
• Project: een krachtige app voor het beheren van grote projecten. Er is klassiek Microsoft Project, waarvoor een server en een geïnstalleerde app vereist is en Project Online, een light-versie die alleen in een browser werkt. Beide apps bestaan onafhankelijk van elkaar.

Opmerking: Een verouderde app Tasks die deel uitmaakt van Outlook wordt geleidelijk door To Do vervangen. In Teams zijn Taken en Planner verenigd in één app: Teamtaken.

Power Platform

• PowerApps: een constructeur van zakelijke apps met no-code en low-code. Er worden integratie met SharePoint, lijsten en andere Office 365-producten ondersteund. PowerApps ondersteunt ook meer dan 300 gegevensstroomconnectoren.
• Power Virtual Agents: is bestemd voor het creëren van chatbots zonder codering, met een gebruiksvriendelijke grafische interface.
• Power Automate: een automatiseringstool voor bedrijfsprocessen. Ondersteunt integratie met veel services van derden, zoals sociale netwerken, Trello, weersvoorspellingsservices, nieuwsdiensten enz.
• Power BI: een systeem voor visualisatie van rapporten en analyses. Ondersteunt verbinding met honderden gegevensbronnen. Visual constructor biedt meer dan 20 opties voor datavisualisatie, het is ook mogelijk om extra te kopen of zelf te coderen. Voor gegevensverwerking worden zulke talen als DAX, R, Python gebruikt.

Werknemersgegevens en detectie

• MyAnalytics: helpt gebruikers om hun tijd op het werk te analyseren. Het telt de tijd besteed aan oproepen, e-mails, werk in teams, vergaderingen enz. MyAnalytics helpt om een productiever gebruik van tijd te realiseren.
• Delve: een Office 365 adresboek met organisatiestructuur; inhoud gebruikersprofielen, hun afbeeldingen en contacten. Maakt gemakkelijk zoeken op profielen mogelijk.
• Bookings: een app die kleine bedrijven, welke diensten op afspraak verlenen, helpt bij het indelen van hun tijd. Voorbeelden van dergelijke bedrijven: kapsalons, adviseurs, tandartspraktijken, advocatenkantoren, autowinkels enz. Klanten kunnen zelf de tijd van het bezoek boeken.

CRM en ERP

• Dynamics 365: een modulair CRM, elke module heeft een aparte licentie. Belangrijkste modules zijn: verkoop, marketing, klantenservice, buitendienst, financiën, handel, het beheer van de toeleveringsketen, personeelsbeleid.

—

In de volgende artikelen zullen we verschillende Office 365-licenties en enkele apps nader bekijken.

Benieuwd naar echte cases met Office-services? Bekijk onze Projecten.

Heeft u advies nodig over de implementatie van deze apps in uw bedrijf, neem dan gerust contact met ons op.

Bron van afbeeldingen: https://www.microsoft.com