• Home
  • Services
    • Detailhandel en eCommerce
      • .NET eCommerce
      • Multichannel eCommerce
      • Mobiele apps voor eCommerce
      • eCommerce chatbots
      • Dynamics365 integratie
    • SharePoint-portaal
      • Documentstroom
      • Services voor goedkeuring van aanvragen
      • Personeelsmap en organogram
      • Helpdesk
      • HR-services
      • Rapportage en documentatie
  • Projecten
  • Klanten en partners
  • Blog
  • Contact
ISDK Benelux - Omnichannel and eCommerce retail solutions, CRM-marketing, Software development and IT-consultancy
  • NL
    • EN
    • DE
    • NL
  • Home
  • Services
    • Detailhandel en eCommerce
      • .NET eCommerce
      • Multichannel eCommerce
      • Mobiele apps voor eCommerce
      • eCommerce chatbots
      • Dynamics365 integratie
    • SharePoint-portaal
      • Documentstroom
      • Services voor goedkeuring van aanvragen
      • Personeelsmap en organogram
      • Helpdesk
      • HR-services
      • Rapportage en documentatie
  • Projecten
  • Klanten en partners
  • Blog
  • Contact
30
aug
SharePoint-for-a-DMSSharePoint 2019 Documentenarchief

SharePoint 2019 Documentenarchief

SharePointadmin

Klant

Russisch exploratie- en mijnbouw bedrijf

  • UITDAGING
  • OPLOSSING
  • RESULTAAT
  • SCHERMAFBEELDINGEN

Een exploratie- en mijnbouwbedrijf met een hoofdkantoor en in verschillende regio’s verspreide mijnterreinen, honderden werknemers en tientallen aannemers moet elke maand honderden contracten en andere documenten verwerken.

Het bedrijf werkte 10 jaar zonder documentbeheersysteem. Gedurende deze tijd is het aantal documenten gegroeid tot honderdduizenden bestanden van meer dan 5 TB. Alle documenten werden opgeslagen in een gedeelde bestandsruimte.

Deze bestandsopslag had zeer beperkte mogelijkheden voor zoeken, classificatie van bestanden, instellingen voor toegangsrechten. Het resultaat was dat er inefficiënt werd gewerkt en kostte veel meer tijd dan nodig.

Er werd besloten om een nieuw bedrijfsportaal te creëren dat de interne processen van documentenstroom, opslag en organisatie van bestanden zal verbeteren en de zoekopties voor documenten zal vereenvoudigen en uitbreiden.

Er werd besloten om een bedrijfsportaal op het SharePoint 2019-platform te bouwen dat zal worden gebruikt als een archief en een documentbeheersysteem. Het portaal is bedoeld voor gebruik door zowel werknemers van de organisatie en haar filialen, als voor interactie met externe contractanten (indien een passende toegang wordt gegeven).

Het documentenarchief op het portaal is gestructureerd in de vorm van projecten. Alle documenten die op het portaal zijn opgeslagen zijn gegroepeerd per project, documenttype of aannemer, waarop/op wie ze betrekking hebben.

Het SharePoint-portaal heeft een enkel toegangspunt, waaruit de gebruiker naar alle andere sub-websites en mappen kan gaan. Tegelijkertijd is elke sub-website direct toegankelijk, waarbij de hoofdsite wordt omzeild, door het adres in te voeren. Deze sub-websites slaan alle documentatie op die betrekking heeft op een bepaald project.

Om documentenopslag op elke website te organiseren zijn documentbibliotheken aangemaakt. Elke bibliotheek komt overeen met:

  • De werkrichting van de afdeling (voor de technische afdeling van de projectsite);
  • De aannemer (voor de financiële en juridische afdelingen van de projectsite);
  • Het documenttype of de aannemer (voor de sub-websites).

Het adresboek van de werknemer gebruikt informatie uit de standaard gebruikersprofielen in het bedrijfsdomein. Update van profielgegevens en de organisatie van de toegang tot het portaal vindt plaats door de synchronisatie met het bedrijfsdomein.

Om de opslag van documenten te systematiseren en het werk ermee te vereenvoudigen werden verschillende documentsoorten op het portaal gedefinieerd. De documentsoort is een verplicht metadataveld bij het uploaden van materialen op het portaal. Om de classificatie van de documenten te verfijnen, het zoeken en het volgen van de status te verbeteren werden aanvullende metagegevens van het document verstrekt. Bij het uploaden van elk document kan de gebruiker de waarden voor deze velden specificeren – attributen. Indien nodig kunnen deze attributen eenvoudig door gebruikers worden bewerkt. Met behulp van deze attributen kunnen documenten snel worden gevonden door gebruik te maken van de zoekfunctie.

Er werd een mogelijkheid geboden om gerelateerde documenten in het systeem te volgen. Voor het gemak van het werken met documenten worden gerelateerde documenten als resultaat van een zoekopdracht aan gebruikers gepresenteerd.

Er is een gedeelde toegang tot documenten en meldingen geïmplementeerd: gebruikers kunnen met anderen zowel bepaalde documenten als hele mappen delen. Toegang kan worden verleend aan zowel bepaalde gebruikers als hele groepen gebruikers. Toegang kan het recht geven alleen op het lezen of op het lezen en bewerken. Toegang tot websites en bibliotheken wordt alleen verleend aan portaalbeheerders.

De zoekopdracht was georganiseerd in twee vormen: standaard en geavanceerd. De Standaard vorm maakt het mogelijk om documenten op naam van het document en op tekst in het document te vinden. In de vorm van Geavanceerd zoeken kunnen de volgende zoekcriteria worden toegepast: naam van de aannemer (indien gespecificeerd); details van de overeenkomst (indien aangegeven); het jaar van het document (indien aangegeven); het documenttype.

Om veel grote documenten op te slaan en de indexering en het zoeken hiervan te versnellen werd een Blob-storage gecreëerd

Omdat het systeem uit vele componenten bestaat en veel wordt gebruikt werd besloten om een serverfarm op te zetten. Op dit moment zijn er 3 servers, één wordt gebruikt voor de database, twee andere zijn voor SharePoint. De farm is schaalbaar ontworpen. Zodra het bedrijf besluit om al zijn documenten naar dit nieuw systeem over te dragen, zal het mogelijk zijn om het systeem uit te breiden naar 5-6 servers, waarbij één van de servers verantwoordelijk kan zijn voor het indexeren van documenten en dus het zoeken versnelt.

Informatie over het SharePoint portaal:

  • Momenteel zijn er 60-80 hoofdgebruikers van het systeem. Er kunnen echter ongeveer 300 mensen toegang ertoe hebben. Het portaal is zo ontworpen dat het in de toekomst kan worden geschaald
  • Enkele tientallen aannemers hebben toegang tot bepaalde bibliotheken van het portaal
  • Het totale aantal documenten is ongeveer 500.000, de meeste daarvan zijn grote gedetailleerde overeenkomsten van 30-50 Mb
  • De totale data-omvang in het nieuwe systeem is 1,5 TB, maar in de toekomst wordt de resterende 3,5 TB daar ook naar overgedragen
  • SharePoint 2019
  • SharePoint 2019
  • SharePoint 2019
  • SharePoint 2019
  • SharePoint 2019
  • SharePoint 2019
  • SharePoint 2019
  • Sharepoint Server Farm

Read more

Categorieën

  • Nieuws
  • Tech stories
  • eCommerce

Populaire onderwerpen

abonnementen Adjust Azure B2B België berlinexpo Business Intelligence certificaat chatbots COVID-19 CRM dataveiligheid DevExpress XAF DPD Dynamics365 ecommerce events gegevensbescherming integratie Linux marketingtools Microsoft Mobiele marketing Moodle MVP nonprofit nopCommerce nopCommerceDays omnichannel Open source plugin POS regelgeving RPA SharePoint Snowplow SQL Server Store setup veiligheid web-applications web analyses
  • Hoe kunt u profiteren van verkoopautomatiseringHoe kunt u profiteren van verkoopautomatisering
    Hoe kunt u profiteren van verkoopautomatisering
    15 SEP 2021 · admin
  • Digitalisering van B2B verkoop en marketingDigitalisering van B2B verkoop en marketing
    Digitalisering van B2B verkoop en marketing
    10 AUG 2021 · admin
  • Basis van RPA: wat het is en waarom het te gebruikenBasis van RPA: wat het is en waarom het te gebruiken
    Basis van RPA: wat het is en waarom het te gebruiken
    16 JUN 2021 · admin
  • Gegevensbescherming en marketing in tijden van toenemende eisen van de regelgevingGegevensbescherming en marketing in tijden van toenemende eisen van de regelgeving
    Gegevensbescherming en marketing in tijden van toenemende eisen van de regelgeving
    22 APR 2021 · admin
  • Learning Management System voor bedrijven. Voorbeeld van HarmanLearning Management System voor bedrijven. Voorbeeld van Harman
    Learning Management System voor bedrijven. Voorbeeld van Harman
    10 FEB 2021 · admin
  • Moodle: open source platform voor online lerenMoodle: open source platform voor online leren
    Moodle: open source platform voor online leren
    3 FEB 2021 · admin
  • Microsoft Power Virtual AgentsMicrosoft Power Virtual Agents
    Microsoft Power Virtual Agents
    28 JAN 2021 · admin
  • Microsoft Power AppsMicrosoft Power Apps
    Microsoft Power Apps
    19 JAN 2021 · admin
  • RPA met Power Automate DesktopRPA met Power Automate Desktop
    RPA met Power Automate Desktop
    4 JAN 2021 · admin
  • Microsoft Power AutomateMicrosoft Power Automate
    Microsoft Power Automate
    18 DEC 2020 · admin

Projects and solutions implemented

https://isdk.be/wp-content/uploads/Cargobooking_main-small-150x150.pngSaaS-boekingsplatform voor luchtvracht
https://isdk.be/wp-content/uploads/Bearings-small-150x150.jpegSnelle klantenondersteuning met een nopCommerce winkel
https://isdk.be/wp-content/uploads/Barcode-scanning-small-150x150.jpegMVP-apps om een bedrijfsidee in 3 weken te testen
https://isdk.be/wp-content/uploads/GlobeIn-Shop-small-150x150.jpgiOS-app met Apple in-app-abonnementen en aankopen
https://isdk.be/wp-content/uploads/globein-box-small-150x150.jpgAbonnementboxen iOS app + marketingcampagnes
https://isdk.be/wp-content/uploads/book-publisher-small-150x150.jpgnopCommerce multi-store voor een boekpublisher
https://isdk.be/wp-content/uploads/clinic-small-150x150.jpgRoutine automatising met Office365 en Teams chatbot
https://isdk.be/wp-content/uploads/SharePoint-in-a-business-school-150x150.jpgSharePoint Online en Office 365 in een bedrijfsschool
https://isdk.be/wp-content/uploads/SharePoint-for-a-DMS_ed-small-150x150.pngSharePoint 2019 Documentenarchief
https://isdk.be/wp-content/uploads/nopCommerce-upgrade-case-featured-400-200-150x150.pngnopCommerce Upgrade naar .NET CORE
https://isdk.be/wp-content/uploads/Harman-JBL-ecommerce-case-featured-400-200-150x150.pngVEELBEZOCHTE WEBSTORE VAN HARMAN.CLUB MET HOOG CONVERSIEPERCENTAGE
https://isdk.be/wp-content/uploads/Herbalife-banner-400-200-150x150.pngE-Commerce Omni-Channel

Neem contact met ons op

logo

“The only way to do great work is to love what you do” - Steve Jobs

Zoeken op onderwerp

.NET Core .NET Framework 1С Adjust Ajax Apache JMeter ARIS ASP.NET ASP.NET MVC Bootstrap Business Connectivity Services DevExpress DevExpress XAF DevExtreme ESB Google Geoservices Google Map InfoPath Java Message Service JavaScript JQuery Knockout.js Knockoutjs Microsoft Azure Microsoft Flow MS Active Directory MS SQL MS System Center Nintex Nintex Forms Nintex Workflow nopCommerce QlikView Reporting Services SharePoint Sharepoint Search Sharepoint workflow Snowplow Telerik UML Visual Studio Web Services Xamarin

Projecten

https://isdk.be/wp-content/uploads/Cargobooking_main-small-150x150.pngSaaS-boekingsplatform voor luchtvracht
https://isdk.be/wp-content/uploads/Bearings-small-150x150.jpegSnelle klantenondersteuning met een nopCommerce winkel
https://isdk.be/wp-content/uploads/Barcode-scanning-small-150x150.jpegMVP-apps om een bedrijfsidee in 3 weken te testen
https://isdk.be/wp-content/uploads/GlobeIn-Shop-small-150x150.jpgiOS-app met Apple in-app-abonnementen en aankopen
https://isdk.be/wp-content/uploads/globein-box-small-150x150.jpgAbonnementboxen iOS app + marketingcampagnes
https://isdk.be/wp-content/uploads/book-publisher-small-150x150.jpgnopCommerce multi-store voor een boekpublisher
https://isdk.be/wp-content/uploads/clinic-small-150x150.jpgRoutine automatising met Office365 en Teams chatbot
https://isdk.be/wp-content/uploads/SharePoint-in-a-business-school-150x150.jpgSharePoint Online en Office 365 in een bedrijfsschool
https://isdk.be/wp-content/uploads/SharePoint-for-a-DMS_ed-small-150x150.pngSharePoint 2019 Documentenarchief
https://isdk.be/wp-content/uploads/nopCommerce-upgrade-case-featured-400-200-150x150.pngnopCommerce Upgrade naar .NET CORE
https://isdk.be/wp-content/uploads/Harman-JBL-ecommerce-case-featured-400-200-150x150.pngVEELBEZOCHTE WEBSTORE VAN HARMAN.CLUB MET HOOG CONVERSIEPERCENTAGE
https://isdk.be/wp-content/uploads/Herbalife-banner-400-200-150x150.pngE-Commerce Omni-Channel

Contact

  • BENELUX (BELGIË, Antwerpen)
    +32 484 40 10 53

    VS Austin, TX
    +1 737 2413109

    DUITSLAND Berlijn
    +49 15207245286

    LETLAND Riga
    + 371-27869927

    RUSLAND Moskou


  • info@isdk.be
  • https://isdk.be
  • https://www.linkedin.com/company/isdk-benelux
ISDK ©2010-2020
X
Uw project laten schatten?
Vraag het aan !
Versturen

Alle rechten voorbehouden.

ISDK-website maakt gebruik van cookies voor statistieken en inhoud. Meer informatie AANVAARDEN
Privacy & Cookies Policy

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these cookies, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may have an effect on your browsing experience.
Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these cookies, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may have an effect on your browsing experience.

Necessary Always Enabled

Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.

Non-necessary

Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.