Er werd besloten om een bedrijfsportaal op het SharePoint 2019-platform te bouwen dat zal worden gebruikt als een archief en een documentbeheersysteem. Het portaal is bedoeld voor gebruik door zowel werknemers van de organisatie en haar filialen, als voor interactie met externe contractanten (indien een passende toegang wordt gegeven).

Het documentenarchief op het portaal is gestructureerd in de vorm van projecten. Alle documenten die op het portaal zijn opgeslagen zijn gegroepeerd per project, documenttype of aannemer, waarop/op wie ze betrekking hebben.

Het SharePoint-portaal heeft een enkel toegangspunt, waaruit de gebruiker naar alle andere sub-websites en mappen kan gaan. Tegelijkertijd is elke sub-website direct toegankelijk, waarbij de hoofdsite wordt omzeild, door het adres in te voeren. Deze sub-websites slaan alle documentatie op die betrekking heeft op een bepaald project.

Om documentenopslag op elke website te organiseren zijn documentbibliotheken aangemaakt. Elke bibliotheek komt overeen met:

• De werkrichting van de afdeling (voor de technische afdeling van de projectsite);
• De aannemer (voor de financiële en juridische afdelingen van de projectsite);
• Het documenttype of de aannemer (voor de sub-websites).

Het adresboek van de werknemer gebruikt informatie uit de standaard gebruikersprofielen in het bedrijfsdomein. Update van profielgegevens en de organisatie van de toegang tot het portaal vindt plaats door de synchronisatie met het bedrijfsdomein.

Om de opslag van documenten te systematiseren en het werk ermee te vereenvoudigen werden verschillende documentsoorten op het portaal gedefinieerd. De documentsoort is een verplicht metadataveld bij het uploaden van materialen op het portaal. Om de classificatie van de documenten te verfijnen, het zoeken en het volgen van de status te verbeteren werden aanvullende metagegevens van het document verstrekt. Bij het uploaden van elk document kan de gebruiker de waarden voor deze velden specificeren – attributen. Indien nodig kunnen deze attributen eenvoudig door gebruikers worden bewerkt. Met behulp van deze attributen kunnen documenten snel worden gevonden door gebruik te maken van de zoekfunctie.

Er werd een mogelijkheid geboden om gerelateerde documenten in het systeem te volgen. Voor het gemak van het werken met documenten worden gerelateerde documenten als resultaat van een zoekopdracht aan gebruikers gepresenteerd.

Er is een gedeelde toegang tot documenten en meldingen geïmplementeerd: gebruikers kunnen met anderen zowel bepaalde documenten als hele mappen delen. Toegang kan worden verleend aan zowel bepaalde gebruikers als hele groepen gebruikers. Toegang kan het recht geven alleen op het lezen of op het lezen en bewerken. Toegang tot websites en bibliotheken wordt alleen verleend aan portaalbeheerders.

De zoekopdracht was georganiseerd in twee vormen: standaard en geavanceerd. De Standaard vorm maakt het mogelijk om documenten op naam van het document en op tekst in het document te vinden. In de vorm van Geavanceerd zoeken kunnen de volgende zoekcriteria worden toegepast: naam van de aannemer (indien gespecificeerd); details van de overeenkomst (indien aangegeven); het jaar van het document (indien aangegeven); het documenttype.

Om veel grote documenten op te slaan en de indexering en het zoeken hiervan te versnellen werd een Blob-storage gecreëerd

Omdat het systeem uit vele componenten bestaat en veel wordt gebruikt werd besloten om een serverfarm op te zetten. Op dit moment zijn er 3 servers, één wordt gebruikt voor de database, twee andere zijn voor SharePoint. De farm is schaalbaar ontworpen. Zodra het bedrijf besluit om al zijn documenten naar dit nieuw systeem over te dragen, zal het mogelijk zijn om het systeem uit te breiden naar 5-6 servers, waarbij één van de servers verantwoordelijk kan zijn voor het indexeren van documenten en dus het zoeken versnelt.

Informatie over het SharePoint portaal:

• Momenteel zijn er 60-80 hoofdgebruikers van het systeem. Er kunnen echter ongeveer 300 mensen toegang ertoe hebben. Het portaal is zo ontworpen dat het in de toekomst kan worden geschaald
• Enkele tientallen aannemers hebben toegang tot bepaalde bibliotheken van het portaal
• Het totale aantal documenten is ongeveer 500.000, de meeste daarvan zijn grote gedetailleerde overeenkomsten van 30-50 Mb
• De totale data-omvang in het nieuwe systeem is 1,5 TB, maar in de toekomst wordt de resterende 3,5 TB daar ook naar overgedragen