SharePoint Archives | ISDK Benelux - Omnichannel and eCommerce retail solutions, CRM-marketing, Software development and IT-consultancy

nov

Routine automatising met Office365 en Teams chatbot

Klant

Gezondheidsklinieken (50+ Medische centra)

Het is gebruikelijk dat een groot bedrijf veel kleine routineprocedures op verschillende gebieden van zijn dagelijks leven heeft.
Vakantieaanvragen van medewerkers, zakenreizen, kantoorbenodigdheden, gastenpassen, boeking van vergaderruimten en nog veel meer – dit zijn allemaal eenvoudige acties uit één of twee stappen die niet veel inspanning vergen, maar zeer destructief kunnen zijn en soms onaangename situaties kunnen veroorzaken zoals fouten in boekingen of klanten die op het allerlaatste moment op toegangsvergunningen wachten.

Om die routine aan te pakken besluiten veel bedrijven, ook onze klanten, om de procedures met behulp van hun eigen Office 365-bedrijfsomgeving en Teams Messenger te automatiseren. Gasttoegangsvergunningen is het eerste pilootproces dat wordt geautomatiseerd.

De automatisering gebeurde op basis van Microsoft Flow, Teams-chatbot en SharePoint Online als opslag. Eerder belde of schreef een werknemer een e-mail naar een officemanager met alle details voor de pas. Omdat er elke dag veel aanvragen waren nam het een aanzienlijk deel van de werktijd van de beheerder in beslag. Bovendien duurde het tot een hele dag voordat de werknemer het resultaat kreeg. Nu stuurt hij slechts een kort bericht met de aanvraag naar de chatbot en krijgt later een definitieve goedkeuring.

Het hele proces ziet er als volgt uit:

Werknemers die een pas nodig hebben nemen contact op met de chatbot. In een snel en eenvoudig gesprek verstrekken ze alle gegevens die nodig zijn om een pas te maken.
Processtap “Wachten op de goedkeuring”. Een verantwoordelijke officemanager ontvangt een melding in de bot en per e-mail. De manager kan de informatie zien en ervoor kiezen om het aanmaken van een pas goed te keuren of te weigeren.
Als de manager de aanvraag goedkeurt, gaat het proces verder. De gegevens komen in een vooraf aangemaakt Word-sjabloon en worden toegevoegd aan de relevante velden. Vervolgens wordt een nieuw Word-document gemaakt en opgeslagen.
Zodra het document klaar is krijgt de aanvrager een chatbericht waarin hij wordt geïnformeerd over de goedkeuring, samen met een link voor toegang tot het document.

Verwerking van een pasaanvraag en uitgiftetijd is verminderd van gemiddeld 4-5 uur tot 20-30 minuten
Een officemanager bespaart dagelijks 2-3 uur dankzij deze procesautomatisering

aug

SharePoint 2019 Documentenarchief

SharePointadmin

Klant

Russisch exploratie- en mijnbouw bedrijf

Een exploratie- en mijnbouwbedrijf met een hoofdkantoor en in verschillende regio’s verspreide mijnterreinen, honderden werknemers en tientallen aannemers moet elke maand honderden contracten en andere documenten verwerken.

Het bedrijf werkte 10 jaar zonder documentbeheersysteem. Gedurende deze tijd is het aantal documenten gegroeid tot honderdduizenden bestanden van meer dan 5 TB. Alle documenten werden opgeslagen in een gedeelde bestandsruimte.

Deze bestandsopslag had zeer beperkte mogelijkheden voor zoeken, classificatie van bestanden, instellingen voor toegangsrechten. Het resultaat was dat er inefficiënt werd gewerkt en kostte veel meer tijd dan nodig.

Er werd besloten om een nieuw bedrijfsportaal te creëren dat de interne processen van documentenstroom, opslag en organisatie van bestanden zal verbeteren en de zoekopties voor documenten zal vereenvoudigen en uitbreiden.

Er werd besloten om een bedrijfsportaal op het SharePoint 2019-platform te bouwen dat zal worden gebruikt als een archief en een documentbeheersysteem. Het portaal is bedoeld voor gebruik door zowel werknemers van de organisatie en haar filialen, als voor interactie met externe contractanten (indien een passende toegang wordt gegeven).

Het documentenarchief op het portaal is gestructureerd in de vorm van projecten. Alle documenten die op het portaal zijn opgeslagen zijn gegroepeerd per project, documenttype of aannemer, waarop/op wie ze betrekking hebben.

Het SharePoint-portaal heeft een enkel toegangspunt, waaruit de gebruiker naar alle andere sub-websites en mappen kan gaan. Tegelijkertijd is elke sub-website direct toegankelijk, waarbij de hoofdsite wordt omzeild, door het adres in te voeren. Deze sub-websites slaan alle documentatie op die betrekking heeft op een bepaald project.

Om documentenopslag op elke website te organiseren zijn documentbibliotheken aangemaakt. Elke bibliotheek komt overeen met:

De werkrichting van de afdeling (voor de technische afdeling van de projectsite);
De aannemer (voor de financiële en juridische afdelingen van de projectsite);
Het documenttype of de aannemer (voor de sub-websites).

Het adresboek van de werknemer gebruikt informatie uit de standaard gebruikersprofielen in het bedrijfsdomein. Update van profielgegevens en de organisatie van de toegang tot het portaal vindt plaats door de synchronisatie met het bedrijfsdomein.

Om de opslag van documenten te systematiseren en het werk ermee te vereenvoudigen werden verschillende documentsoorten op het portaal gedefinieerd. De documentsoort is een verplicht metadataveld bij het uploaden van materialen op het portaal. Om de classificatie van de documenten te verfijnen, het zoeken en het volgen van de status te verbeteren werden aanvullende metagegevens van het document verstrekt. Bij het uploaden van elk document kan de gebruiker de waarden voor deze velden specificeren – attributen. Indien nodig kunnen deze attributen eenvoudig door gebruikers worden bewerkt. Met behulp van deze attributen kunnen documenten snel worden gevonden door gebruik te maken van de zoekfunctie.

Er werd een mogelijkheid geboden om gerelateerde documenten in het systeem te volgen. Voor het gemak van het werken met documenten worden gerelateerde documenten als resultaat van een zoekopdracht aan gebruikers gepresenteerd.

Er is een gedeelde toegang tot documenten en meldingen geïmplementeerd: gebruikers kunnen met anderen zowel bepaalde documenten als hele mappen delen. Toegang kan worden verleend aan zowel bepaalde gebruikers als hele groepen gebruikers. Toegang kan het recht geven alleen op het lezen of op het lezen en bewerken. Toegang tot websites en bibliotheken wordt alleen verleend aan portaalbeheerders.

De zoekopdracht was georganiseerd in twee vormen: standaard en geavanceerd. De Standaard vorm maakt het mogelijk om documenten op naam van het document en op tekst in het document te vinden. In de vorm van Geavanceerd zoeken kunnen de volgende zoekcriteria worden toegepast: naam van de aannemer (indien gespecificeerd); details van de overeenkomst (indien aangegeven); het jaar van het document (indien aangegeven); het documenttype.

Om veel grote documenten op te slaan en de indexering en het zoeken hiervan te versnellen werd een Blob-storage gecreëerd

Omdat het systeem uit vele componenten bestaat en veel wordt gebruikt werd besloten om een serverfarm op te zetten. Op dit moment zijn er 3 servers, één wordt gebruikt voor de database, twee andere zijn voor SharePoint. De farm is schaalbaar ontworpen. Zodra het bedrijf besluit om al zijn documenten naar dit nieuw systeem over te dragen, zal het mogelijk zijn om het systeem uit te breiden naar 5-6 servers, waarbij één van de servers verantwoordelijk kan zijn voor het indexeren van documenten en dus het zoeken versnelt.

Informatie over het SharePoint portaal:

Momenteel zijn er 60-80 hoofdgebruikers van het systeem. Er kunnen echter ongeveer 300 mensen toegang ertoe hebben. Het portaal is zo ontworpen dat het in de toekomst kan worden geschaald
Enkele tientallen aannemers hebben toegang tot bepaalde bibliotheken van het portaal
Het totale aantal documenten is ongeveer 500.000, de meeste daarvan zijn grote gedetailleerde overeenkomsten van 30-50 Mb
De totale data-omvang in het nieuwe systeem is 1,5 TB, maar in de toekomst wordt de resterende 3,5 TB daar ook naar overgedragen

jun

Autodealer. SharePoint. HR-portaal: aanvragen en diensten

SharePoint, UI-designadmin

Klant

Een groep van bedrijven die 5 officiële dealers van toonaangevende automerken verenigt. Deze is gespecialiseerd in de verkoop van nieuwe en gebruikte auto's.

Aanvankelijk was dit project erop gericht om de HR-afdeling van verschillende routinewerkzaamheden te ontlasten: het bestellen van verklaringen, het ontvangen van loonstroken, het bestellen van kantoorartikelen en visitekaartjes, aanvraagformulieren, het informeren van werknemers over wijzigingen in bedrijfsregels, materialen voor aanpassing van nieuwe werknemers en nog veel meer.

Vóór de start van het project werd besloten medewerkers te enquêteren om erachter te komen welke bestaande problemen er zijn en wat zij van een bedrijfsportaal verwachten. We ontvingen veel feedback en het werd duidelijk dat het project dient uitgebreid te worden. Met ondersteuning van de HR-afdeling werd deze uitbreiding op het topmanagement niveau van het bedrijf goedgekeurd.

Van onze kant hebben wij, ISDK, onze ervaring en ontwikkelde portaal-oplossingen gedeeld: welke services het meest gevraagd bij andere bedrijven zijn, welke eventuele problemen kunnen er optreden, wat dient als eerste te worden gelanceerd en welke taken kunnen worden uitgesteld. Als gevolg hiervan werd samen met het functionele team van de klant een uitgebreid oplossingsconcept gevormd en werd het project gestart.

Tijdens het pilootproject (in één afdeling van het bedrijf) werden de volgende taken uitgevoerd:

Nieuwsfeed, evenementenkalender, telefoongids, verjaardagen van medewerkers
Persoonlijke pagina’s van werknemers en pagina’s van afdelingen
Service voor boeking van spreekkamers
Services voor aanvragen (documenten, kantoor, uittreksels, verlof, verklaringen)
Module voor enquêtering en stemming
Platform voor bespreking van bedrijfsevenementen en thematische blogs (gezondheid, reizen, vrijwilligerswerk, zelfontwikkeling)
Bedrijfskennis database (pakket voor nieuwe medewerker, voorbeelden van aanvragen, beschrijving van procedures en contacten van verantwoordelijke personen, bibliotheek met zakelijke literatuur)
Ideeënuitwisseling: elke medewerker kan zijn ideeën over verbetering van het werk van het bedrijf of het bedrijfsleven delen.

Sommige modules vereisten ontwikkeling op maat, maar de meeste delen van de functionaliteit werden gerealiseerd met behulp van de standaardfuncties van het SharePoint-portaal (gratis versie van Foundation) en modulaire blokken van ons bedrijf (oplossingen: “ISDK-portaal: SharePoint – HR-services“ en “ISDK-portaal: SharePoint – elektronische aanvragen“). Er was maximaal gebruik van standaardfunctionaliteit nodig om de implementatiekosten te optimaliseren en de termijn tot het starten van proefgebruik te verkorten.

Op basis van de resultaten van de eerste projectfase ging het portaal live voor pilootgebruik. Enkele maanden gebruik toonden voordelen, evenals gebieden voor verdere verbetering zowel vanuit technisch als vanuit zakelijk oogpunt. Met name is het aantal niet-standaard vragen aan de helpdesk en rechtstreeks aan de boekhoudafdeling van het bedrijf met betrekking tot berekening van vakantiedagen en verlening van verlof, bestelling van kantoorartikelen en goederen, visitekaartjes enzovoort aanzienlijk verminderd. Naar schatting met 25-30%.

Een ander positief punt is de vermindering van de gemiddelde verwerkingstijd van aanvragen tot 30-60 minuten in de halfautomatische modus, terwijl het eerder tot enkele dagen kon duren. De secties, waar medewerkers vaak gevraagde informatie kunnen downloaden – van marketing en technisch materiaal tot bedrijfsbeleid en instructies – werden erg populair. Het totale aantal documenten dat in de eerste paar weken van de portal is geüpload en gedownload bedroeg meer dan 200 items, wat wijst op een grote vraag naar een dergelijke centrale bestandsopslag.

Daarbij waren ook de bijzonderheden aangegeven die wijzen op de noodzaak voor verdere ontwikkeling van bedrijfsprocessen binnen het bedrijf en technische ondersteuning voor het realiseren ervan. Sommige bedrijfsprocessen vereisen met name een diepere integratie van afzonderlijke IT-systemen van het bedrijf. Het betreft allereerst de integratie met het boekhoudsysteem (1S), evenals met de systemen voor het bijhouden en beheren van verkoop en klanteninformatie. Dit geldt in het bijzonder voor de aggregatie van informatie voor het management van het bedrijf.

mei

Energiebesparingsprogramma. Analyse, ontwerp en integratie

Analyse en ontwerp, Integratie, SharePointadmin

Klant

een Russisch verticaal geïntegreerd oliebedrijf

Bij de klant wordt vele jaren planmatig gewerkt aan een efficiënter gebruik van resources in de ondernemingen die deel van het bedrijf uitmaken. Daarvoor werd een speciaal energiebesparingsprogramma goedgekeurd en geïmplementeerd, de uitvoering waarvan bestaat uit het regelmatig monitoren en analyseren van de energiebesparende maatregelen bij de dochterondernemingen.

Er werd een speciaal multitier IT-systeem ontwikkeld om het werk van dit programma in verschillende fasen te ondersteunen en te systematiseren.

De complexiteit van de oplossing wordt bepaald door de noodzaak om alle programma’s voor energiebesparing en efficiencyverhoging bij elke dochteronderneming te integreren door deze te koppelen op het niveau van het hoofdonderneming van het bedrijf, waar definitieve beslissingen worden genomen over de coördinatie van bepaalde maatregelen en de status van de uitvoering daarvan wordt opgevolgd.

Vanuit technisch oogpunt moesten de volgende zeer complexe taken worden uitgevoerd om te zorgen dat de zakelijke functies van het systeem werden uitgevoerd:

Het bouwen van een algemeen databus voor bedrijfsgegevens om een gegarandeerde interactie tussen het moederbedrijf en de dochterondernemingen daarvan te waarborgen;
Het implementeren van gebruikerstools voor goedkeuring van programma’s en monitoring van de realisatie ervan op het SharePoint-portaal van het bedrijf;
Het creëren van visuele tools voor verslaglegging en analyse (Reporting and BI) met behulp van de gespecialiseerde tools van de marktleiders, zoals QlikView of producten met vergelijkbare mogelijkheden.

ISDK was vanaf de tweede uitvoeringsfase als aannemer bij dit project betrokken, toen afzonderlijke onderdelen van het systeem in de dochterondernemingen werden geïmplementeerd. Maar de implementatie ervan vond afzonderlijk plaats, zonder een algemeen logisch, structureel en informatiemodel te gebruiken. De geïmplementeerde modules zorgden niet voor de uitvoering van uniforme bedrijfsfuncties in het hele bedrijf.

Bij de realisatie van de tweede fase van het systeem – op het niveau van het hele bedrijf – kregen de volgende taken een hoge prioriteit:

analyse en beschrijving van reeds bestaande processen (as-is),
formulering en goedkeuring van zakelijke vereisten voor de realisatie op bedrijfsniveau (to-be),
uitwerking van een logische, informatieve en structurele architectuur van de oplossing,
formulering van gedetailleerde functionele en technische vereisten voor de hoofdcomponenten van het toekomstige systeem:
- databus
- SharePoint-portaal,
- op QlikView gebaseerde Reporting & BI tools.

Het projectteam bestond uit 15 mensen – bedrijfs– en systeemanalisten (inclusief 3 medewerkers van ISDK), architecten van databus voor bedrijfsgegevens, workflowprocessen op basis van SharePoint (lead architect was van ISDK), ontwikkelaars en specialisten in QlikView en integratie ermee (inclusief een ontwikkelaar van ISDK).

Op basis van de resultaten van de analyse– en het ontwerp in de tweede fase van het project hebben onze specialisten (ISDK) samen met de algemene aannemer de volgende taken uitgevoerd:

Er werd een functionele en systeemanalyse uitgevoerd die resulteerde in een set documenten met de beschrijving van processen en modellen van AS-IS en TO-BE;
In totaal is het systeem ontworpen voor het werk van meer dan 2.000 werknemers van het bedrijf met de functionaliteit verdeeld in verschillende toegangsniveaus;
Voor de ontwikkeling van bedrijfsprocessen en de bijbehorende functionele, logische en datamodellen werd de ARIS–methodiek (Architecture of Integrated Information Systems) gebruikt;
Diagrammen van AS-IS en TO-BE-modellen zijn ook gemaakt volgens de ARIS-methodiek, er zijn meer dan 150 modellen van verschillende typen ontwikkeld;
Er zijn interfaces ontworpen voor gegevensuitwisseling tussen de bedrijfsdatabus en de systeemmodules die in de dochterondernemingen werden ingezet;
In de pilootmodus is de module ontworpen en geïmplementeerd voor de visualiatie en het beheer van energiebesparingsprogramma’s in de hoofdonderneming op het bedrijfs SharePoint-portaal;
In de pilootmodus werden ook werkzaamheden uitgevoerd voor de integratie van QlikView-analysetools en de SharePoint-gebruikersomgeving.

apr

Zakelijk SharePoint-portaal. HR-trainingen

Integratie, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Aziatische machinebouwer

Als onderdeel van de ontwikkeling van het zakelijke SharePoint-portaal van het bedrijf en de implementatie van de HRM- functionaliteit werd besloten om een gespecialiseerd trainingsbeheersysteem te ontwikkelen.

Het bedrijf organiseert regelmatig trainingen, opleidingen en opfriscursussen.

De beslissing om het onderwijsproces op het bedrijfsportaal te beheren was een natuurlijke voortzetting van de uitbreiding van de services die het bedrijf aan zijn werknemers biedt.

Het doel van de serviceontwikkeling was om informatie over alle trainingen van het bedrijf op één plaats te verzamelen en om het proces van het volgen van cursussen door werknemers te organiseren.

Bovendien biedt de service de mogelijkheid om een opleidingsschema bij te houden, zich voor de dichtstbijzijnde trainingsactiviteiten in te schrijven en (als een afzonderlijke rol van werknemers – coaches) om cijfers aan werknemers te geven die een bepaalde training hebben gevolgd.

Een onderscheidend kenmerk van de service zijn de volgende vereisten:

Beheer van het opleidings- en trainingsschema.
Registratie voor komende opleidingen.
Goedkeuring door de werknemersmanager van deelname aan trainingen.
Mogelijkheid tot de beoordeling van opleidingsresultaten van medewerkers (de cijfers worden door de trainer van deze cursus gegeven).
Persoonlijke trainingskaart voor werknemers met informatie over voltooide, actieve en toekomstige trainingen.

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Ontwikkeling van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem. Resultaat: functionele UML-diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface;
Implementatie van trainingsformulieren (InfoPath Forms);
Import van de bestaande trainingscatalogus uit een afzonderlijke database;
Configuratie van toegangsrechten tot de trainingscatalogus: wijzigingen kunnen alleen door beheerders en trainers worden aangebracht;
Ontwikkeling van trainingsgegevenskaart van werknemers (asp.net, JavaScript en webservices). De kaart maakt volledig gebruik van ajax technologie zonder de pagina opnieuw te laden;
Ontwikkeling van een trainingsschema met behulp van een standaard SharePoint-functionaliteit;
Ontwikkeling van een goedkeuringsproces met gebruik van SharePoint Workflow;
Ontwikkeling van de functie voor de beoordeling van trainingsresultaten, waarbij de coach cijfers aan deelnemers na voltooiing van de training geeft. Deze cijfers worden in een persoonlijke gegevenskaart van de werknemer geregistreerd;
Ontwikkeling van gebruikers- en beheerdersdocumentatie;
Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant;
Het systeem werd volledig getest, proefgedraaid en in de volledige productiemodus gezet.

Het systeem werd in het najaar 2013 in het bedrijfsportaal geïmplementeerd. Het systeem maakte het mogelijk om een systemische en regelmatige opleiding van meer dan 700 medewerkers van het bedrijf te organiseren, waardoor lijnmanagers en

HR-specialisten een handige tool kregen voor het bewaken en beheren van het proces. Het systeem bevat nu meer dan 100 verschillende trainingscursussen op de interne werkgebieden van het bedrijf.

Medewerkers hebben in totaal meer dan 2.500 cursussen met succes voltooid en de totale opleidingstijd bedroeg meer dan 30.000 manuren.

apr

Zakelijk SharePoint-portaal. HR rapporten

Integratie, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Aziatische machinebouwer

Als onderdeel van de ontwikkeling van het zakelijke SharePoint-portaal van het bedrijf en de implementatie van de HRM-functionaliteit werd besloten om een rapportagesysteem te ontwikkelen met de mogelijkheid om gedetailleerde werknemersgegevens te downloaden.

Het doel van de serviceontwikkeling was om gebruikers de mogelijkheid te bieden rapporten te genereren met behulp van verschillende filters en gegevensweergaven.

Bijzonder kernmerken van de module:

Een groot aantal rapporten;
Geen mogelijkheid om vereiste gegevensaggregatie te implementeren met behulp van standaard SharePoint-hulpmiddelen;
Berekende velden in de rapporten afhankelijk van bepaalde regels en voorwaarden.

In het kader van het project warden de volgende rapporten geïmplementeerd:

Register van werkboekjes
Werknemers met de proeftijd
Ziekteverzuimen
Werknemersdocumenten
Salariswijzigingen
Zakenreizen
Ziektekostenverzekering
Werklocatie
Vakanties
Gevolgde trainingen
Arbeidsovereenkomsten
Burgerlijke staat van de medewerker
Algemeen maandelijks rapport
Personeelslijst
Berekening van overgebleven vakantiedagen

Kenmerken van de technische implementatie:

Module is gebaseerd op het SQL Server Reporting Services platform;
Voor het invullen van de rapporten met gegevens is een speciale webservice ontwikkeld die naar de gevraagde informatie op de server zoekt. Bij het openen van rapporten roept het Reporting Services-platform bepaalde webservicemethoden op, waarbij de in het rapport gespecificeerde parameters worden doorgegeven. De methode verzamelt en aggregeert gegevens in de vereiste vorm en zendt de gegevens terug in xml-formaat;
Het klantgedeelte van het systeem gebruikt deze gegevens om rapporten voor eindgebruikers te maken.

De ontwikkeling en implementatie van rapportage voor de HRM-module resulteerden in meer dan 20 rapporten van verschillende complexiteit. Als onderdeel van de nieuwe module werd het mogelijk om informatie te verzamelen en rapporten te ontvangen over meer dan 700 werknemers van het bedrijf.

apr

SharePoint bankportaal. Werknemersonderzoeken

Analyse en ontwerp, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Russische bank, behorend tot de TOP 10, met een uitgebreid netwerk van vestigingen verspreid over het hele land

De bank heeft meer dan 20 duizend werknemers. Als onderdeel van de ontwikkeling van het bedrijfsportaal was er behoefte aan een service om werknemers die dit portaal gebruiken te enquêteren.

Het doel van de serviceontwikkeling was om een flexibele en aanpasbare tool te creëren voor het maken en uitvoeren van enquêtes en vervolgens verslagen over onderzoeksresultaten op te stellen.

De standaard functionaliteit van het SharePoint-platform was niet geschikt voor deze taak vanwege het gebrek aan benodigde instellingsmogelijkheden.

Kenmerkend voor dit project waren de volgende vereisten:

Ondersteuning van de IE8+ browser;
Mogelijkheid tot instelling van het uiterlijk van elke afzonderlijke enquête: pagina– en kolomsplitsing, instelling van vragenvolgorde;
Mogelijkheid tot opstelling van regels voor de validatie van ingevoerde antwoorden;
Aanmaken van verschillende vraagtypes die in SharePoint niet bestaan;
Mogelijkheid tot toevoeging van afbeeldingen aan enquêtes;
Weergave van het voltooiingspercentage van een enquête;
Maken van verslagen

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Ontwikkeling van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem.

Resultaat: functionele UML- diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface;

Als basisfunctionaliteit werd de standaardfunctionaliteit van SharePoint-enquêtes gekozen.

Maar de inhoud van enquêtes is verbeterd om tijdens het laden van een enquête de gegevens over de visuele weergave van de enquête te downloaden;

Standaard enquêtesjabloon wordt getransformeerd met behulp van JavaScript en webservices;
Het instellen van de visuele weergave van elke enquête vindt plaats op een speciaal ontworpen administratiepagina. Vervolgens wordt de beschrijving van deze visuele weergave in een bestand opgeslagen;
Daarbij is het mogelijk om de visuele weergave van elke afzonderlijke vraag aan te passen.

Bijvoorbeeld de antwoordopties in een rij of in een kolom te plaatsen en inspringingen in te stellen;

Met behulp van JavaScript worden validatieregels voor ingevoerde antwoorden toegepast;
Met behulp van DevExpress zijn verslagen ontwikkeld over de resultaten van het doorlopen van enquêtes door gebruikers met de mogelijkheid om gegevens over verschillende afdelingen te bekijken. Hiervoor is integratie met een andere portaalmodule uitgevoerd die informatie over de structuur van afdelingen bevat;
Ontwikkelde documentatie: gebruikers- en beheerdershandleiding;
Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant;
Het systeem werd volledig getest, proefgedraaid en in de volledige productiemodus gezet.

Het systeem werd in het najaar 2015 in het bedrijfsportaal geïmplementeerd.

Deze ontwikkeling vormt een belangrijke aanvulling op de bestaande functionaliteit van de SharePoint enquêtering en vereenvoudigt het maken van nieuwe enquêtes en het analyseren van resultaten ervan.

apr

SharePoint bankportaal. Vestigings- en geldautomaten gds en map

SharePoint, UI-designadmin

Klant

Russische bank, behorend tot de TOP 10, met een uitgebreid netwerk van vestigingen verspreid over het hele land

De bank heeft meer dan 1.000 vestigingen in de Russische Federatie. De vestigingen verschillen qua functies: dienstverlening aan particulieren of rechtspersonen, werken met

Deposito’s, type geldautomaten etc.

Een van de doelen van de SharePoint-portaalontwikkeling was om bankmedewerkers een gemakkelijke toegang tot deze informatie te geven.

Het doel van de service is om alle informatie over het vestigingsnetwerk, zijn filialen en geldautomaten van de bank te consolideren, gebruikers gemakkelijke toegang tot deze informatie te bieden en flexibel te kunnen zoeken met de mogelijkheid om de resultaten op een kaart weer te geven, evenals rechten op informatiewijziging te beheren.

Een onderscheidend kenmerk van het project waren de volgende vereisten:

IE8 + browserondersteuning;
Alle bankvestigingen zijn onderverdeeld in subtypes: servicepunt en verkooppunt;
De goedkeuringsprocedure voor het wijzigen van vestigingsinformatie begint alleen als bepaalde velden worden gewijzigd;
Alleen werknemers die verantwoordelijk zijn voor de regio waar de vestiging zich bevindt, kunnen wijzigingen goedkeuren;
Sommige informatie over de vestigingen wordt opgeslagen in een extern systeem en voor het ophalen ervan wordt BCS gebruikt;
Het systeem moet een interactieve kaart van Russische Federatie met verdeling in federale districten bevatten voor het zoeken binnen een bepaald federaal district en een bepaalde federale regio;
Zoekresultaten moeten op deze interactieve kaart worden getoond;
Het systeem biedt ondersteuning voor het full text-zoeken van vestigingen op regio, plaats, adres, naam en eigenschappen;
Elke vestiging heeft een gegevenskaart met informatie en foto’s.

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Ontwikkeling van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem. Resultaat: functionele UML-diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface;
Import van vestigingsgegevens;
Ontwikkeling van een interactieve kaart van de van federale districten met behulp van het svg-formaat. Bij het klikken op een federaal district wordt door het systeem de regio’s geselecteerd die bij dat district horen. Wanneer een regio wordt geselecteerd, toont het systeem een lijst met bankvestigingen. Deze oplossing is ook aangepast voor het werken in het oude IE8;
Het systeem ondersteunt het zoeken in volledige tekst in alle vestigingen in de Russische Federatie met behulp van een SharePoint-zoekfunctie;
Gebruikers kunnen zoekresultaten verder filteren op parameters, evenals dynamisch zoeken in tekst naar woorddelen;
Zoekresultaten omvatten snelkoppelingen naar services geleverd door de bijbehorende vestiging;
Zoekresultaten worden op de Yandex-kaart getoond;
Bij het klikken op de vestiging opent het systeem de gegevenskaart met informatie en foto’s;
Beheerders worden gekoppeld met regio’s via lijsten, daarbij worden gebruikers aan overeenkomstige SharePoint-groepen automatisch toegevoegd voor toewijzing van rechten;
Het systeem heeft een volledig interactieve interface en alle gebruikersinteracties worden gedaan zonder het herladen van de pagina met behulp van de JavaScript-bibliotheken: SharePoint CSOM, jQuery, knockoutjs en webservices;
Ontwikkeling van documentatie: gebruikers- en beheerdershandleiding
Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant;
Het systeem werd volledig getest, proefgedraaid en in de volledige productiemodus gezet.

Het systeem werd in het najaar 2015 in het zakelijke portaal geïmplementeerd.

Informatie over ongeveer 1500 vestigingen en 3000 geldautomaten werd geïmporteerd.

De responstijd van het systeem bij alle zoekmogelijkheden is minder dan 2 seconden omdat er maar heel weinig gegevens uit de gegevensbron worden opgevraagd – meestal treedt de SharePoint-index als gegevensbron op.

Het systeem heeft een gebruiksvriendelijke interface en kan snel worden gebruikt.

apr

Sharepoint-portal-eRequest-Approval-Service-nintex

SharePoint-protaal. Goedkeuring van elektronische aanvragen

Integratie, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Wereldwijde producent van parfums, cosmetica en lichaamsverzorgingsproducten

Als onderdeel van de module van interne services op het SharePoint-portaal van de klant werd besloten om een module te implementeren voor elektronische goedkeuring van aanvragen voor toegang tot informatiesystemen en bedrijfsservices van het bedrijf voor nieuwe werknemers.

Aan nieuwe of reeds bestaande werknemers kunnen de rechten op zakelijke services worden verleend of uitgebreid. Werknemers kunnen bijvoorbeeld een mobiele telefoon, een

PC en toegang tot verschillende informatiesystemen van het bedrijf krijgen.

Elke type aanvraag wordt door bepaalde werknemers beoordeeld: bestuurders, financiële en IT-afdelingen.

Het doel van de serviceontwikkeling was om het goedkeuringsproces van aanvragen gegroepeerd in algemene aanvragen per gebruiker te automatiseren.

Het project werd gekenmerkt door de volgende vereisten:

Groeperen van meerdere aanvragen in één enkele aanvraag ter goedkeuring. Het is mogelijk om verschillende typen aanvragen voor dezelfde werknemer in één in de relevante blokken verdeelde formulier te maken;
Mogelijkheid om elk type aanvraag afzonderlijk goed te keuren;
Mogelijkheid om een afzonderlijke aanvraag via een aanvraagformulier rechtstreeks goed te keuren of af te wijzen.
Automatische voltooiing van de taak als de gebruiker alle blokken in de aanvraagformulier goedkeurt of afwijst.
Instelling van de zichtbaarheid van blokken en/of delen ervan voor de gebruiker afhankelijk van zijn rol en de huidige goedkeuringsfase. De gebruiker die een aanvraag opent heeft alleen toegang tot een bepaalde reeks acties die met de huidige goedkeuringsfase overeenkomt.
Uitbreiding van de standaard NINTEX-delegatiefunctionaliteit, waarmee bepaald kan worden of de rechten aan de huidige gebruiker gedelegeerd zijn of dat hij deze oorspronkelijk had.

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Uitwerking van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem. Functionele UML-diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface als resultaat;
Installatie en configuratie van het Nintex platform;
Ontwikkeling van een wsp-pakket dat klaar is om te installeren en bevat lijsten, vooraf ingestelde mappen en veiligheidsgroepen.
Ontwikkeling van een in blokken onderverdeelde aanvraagformulier met behulp van Nintex Forms. Elk blok heeft zijn eigen goedkeuringsstatus en knoppen voor goedkeuring/afwijzing.
Ontwikkeling van weergavelogica voor blokken en besturingselementen met behulp van regels en js-scripts.
Ontwikkeling van een vertakte workflow die elk blok afzonderlijk goedkeurt met behulp van Nintex Workflow. Als meerdere taken aan dezelfde gebruiker/groep moeten worden toegewezen, worden ze in één taak gecombineerd.
Als onderdeel van het goedkeuringsproces zijn taakformulieren ontwikkeld voor het geval dat taken handmatig moeten worden afgesloten. Daarbij wordt bij elk taakformulier gecontroleerd of de acties met de aanvraag zijn uitgevoerd zoals gespecificeerd in de taak;
Als onderdeel van het goedkeuringsproces worden sjablonen voor e-mailmeldingen geconfigureerd;
Implementatie van automatische taakafsluiting bij goedkeuring/afwijzing van blokken op het aanvraagformulier.
Ontwikkeling van een webservice die Nintex API gebruikt om te bepalen of taken aan de bepaalde gebruiker zijn gedelegeerd.
Ontwikkeling van documentatie: gebruikers– en beheerdershandleidingen;
Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant;
Het systeem werd volledig getest, proefgedraaid en in de volledige productiemodus gezet.

Het systeem werd in het bedrijfsportaal van de klant in het voorjaar 2016 geïmplementeerd.

Het proces voor het maken en goedkeuren van aanvragen om apparatuur of toegang tot informatiesystemen te krijgen werd zoveel mogelijk verkort, zodat elke bij dit proces betrokken werknemer een taak met een kennisgeving tijdig ontvangt. De werknemer heeft minimale inspanningen nodig om een aanvraag goed te keuren.

Elke gebruiker heeft vooraf gedefinieerde toegangsrechten om informatie en goedkeuringsprocedures aan te vragen afhankelijk van zijn rol in het bedrijf.

mrt

Corporate Portal - Manege Employee Work Schedule

SharePoint-portaal. Werkschema’s voor werknemers

Integratie, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Ambitieuze producent van parfums, cosmetica en lichaamsverzorgingsproducten

De klant heeft een uitgebreid handelsnetwerk en aparte cosmetica-winkels over het hele Rusland – ongeveer 2.000 verkooppunten. Meer dan 600 verkoopadviseurs werken in deze verkooppunten gespecialiseerd in cosmetische producten van bepaalde merken.

Voorheen maakten managers eens per maand handmatig werkschema’s voor verkoopadviseurs in Excel en verstuurden deze naar verkoopadviseurs.

Het doel van de serviceontwikkeling was om het opstellen van werkschema’s (op basis van de gegevens over de schema’s van de vorige maand) en het versturen van werkschema’s te automatiseren.

De belangrijkste uitdagingen voor de systeemontwikkeling waren als volgt:

Instellen van toegangsrechten van gebruikers tot werkschema’s afhankelijk van hun positie, afdeling, regio van Rusland kennis van de specifieke kenmerken van bepaalde productmerken.
Mogelijkheid om het werkschema automatisch te maken op basis van de informatie van afgelopen maanden. Elke verkoopadviseur kan volgens een bepaald werkschema in verschillende verkooppunten werken. Hij/zij kan ziekteverlof nemen, op vakantie gaan, vrije dagen nemen en werknemers in andere winkels vervangen – al deze informatie wordt bij het opstellen van werkschema’s in aanmerking genomen.
Parallel met het werkschema voor verkoopadviseurs wordt een belastingsschema voor elke verkooppunt opgesteld. Het is mogelijk om gegevens vanuit elk schema’s te beheren.
Automatische gegevenscontrole in geval van wijzigingen. Bijvoorbeeld ter voorkoming van het toewijzen van een verkoopadviseur voor het werken in verschillende verkooppunten tegelijkertijd.
Mogelijkheid om werkschema’s van wijzigingen voor bepaalde verkoopadviseurs te vergrendelen;
Een kritieke vereiste is de systeemprestatie.
Gegevens over verkoopadviseurs van verschillende afdelingen werden afzonderlijk opgeslagen zonder een uniform formaat voor gegevenspresentatie te hebben.

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Ontwikkeling van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem. Resultaat: functionele UML-diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface;
Import van gegevens over verkoopadviseurs uit externe systemen van verschillende afdelingen;
Systeemcodering volgens functionele vereisten. Ontwikkeling van een algoritme om de informatie over het werkschema van de verkoopadviseur aan het belastingsschema van verkooppunten te koppelen. Het algoritme zorgt voor een volledige consistentie van gegevens;
Ontwikkeling van een niet-standaard systeem voor het instellen van toegangsrechten volgens vereisten dat door beheerders in SharePoint-lijsten kan worden aangepast.
Voor het opstellen van werkschema’s van verkoopadviseurs en de belastingsschema’s van verkooppunten werden DevExpress-besturingselementen, evenals JavaScript JQuery– en knockout.js-bibliotheken gebruikt;
Alle instellingen van gebruikersrechten worden gedaan met behulp van SharePoint-groepen en -lijsten.
Omdat informatie over elke verkoopadviseur voor meerdere jaren kan worden opgeslagen, moest er een opslagarchitectuur worden ontwikkeld die het aantal rijen en kolommen in de lijst reduceert om de maximale snelheid van het ophalen van gegevens uit SharePoint-lijsten te bereiken.
Gedeeltelijke gegevensdownload is geïmplementeerd om het werk van tabellen grafieken op de pagina te versnellen.
Gegevens over grafieken worden naar Excel gedownload;
Alle bedieningselementen van gebruiker zijn volledig interactief en werken zonder herladen van de pagina.
Ontwikkeling van documentatie: gebruikers- en beheerdershandleidingen;
Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant;
Het systeem werd volledig getest, proefgedraaid en in de volledige productiemodus gezet.

Het systeem is in het voorjaar 2015 in het zakelijke SharePoint-portaal geïmplementeerd. Er werden gegevens van meer dan 600 verkoopadviseurs uit externe systemen geïmporteerd.

Dankzij het systeem besteden managers meer dan driemaal minder tijd aan het maken en versturen van werkschema’s. De enige handmatige handelingen die nog blijven zijn het starten van het maken van Werkschema’s en het handmatig invoeren van informatie over vrije dagen, vakanties, ziekteverlof en het verplaatsen van werknemers naar andere verkooppunten.

Samen met de klant werd een systeemontwikkelingsplan opgesteld dat het mogelijkheid biedt om de werktijd van verkoopadviseurs tot één uur van de dag te beheren, zodat verkoopadviseurs op dezelfde dag beurtelings in verschillende verkooppunten kunnen werken. Daarbij wordt ook rekening gehouden met maaltijdpauzes.