Het topmanagement van de onderneming van de klant had behoefte aan een systeem van verslaggeving en BI voor elke van zijn afdelingen (verkoop van nieuwe auto’s, gebruikte auto’s, diensten) en ook aan de mogelijkheid om de informatie per bepaalde merken (automerken) te krijgen. Het idee van het managementteam was om met behulp van een dergelijk systeem de transparantie en de kwaliteit van managementbeslissingen te verhogen.  

In de eerste fase werd besloten om een uniform datamodel te ontwikkelen en het opstellen van 7 financiële verslagen te automatiseren. Het totale volume van analytisch werk, inclusief verschillende slicings en detaillering, zal ongeveer 20 verschillende vormen omvatten. Het opstellen van verslagen vereiste ook de integratie van gegevens van interne accountantdatabases. 

De tweede fase voorzag in het verplaatsen van alle verslagen naar een nieuw systeem op basis van het interne SharePoint-portaal (gratis versie van Foundation), het leren van specialisten van de financiële afdeling om complexe verslagen met verschillende slicings en gegevensdiepte zelfstandig op te maken.  

In de derde fase ging het over het instellen van tools voor prognose en analyse van verkoop en geplande kosten, evenals over het bieden van de mogelijkheid om de redenen te analyseren, waarom de geplande situatie van de werkelijke situatie voor afgelopen perioden afwijkt. 

Tijdens het pilootproject werden de volgende taken uitgevoerd:  

• Ontwikkeling van een gegevensmodel voor de volgende vakgebieden: financiën, verkoop, inclusief gegevens per afdeling en per merk, HR (loonadministratie) 
• Aansluiting van de volgende gegevensbronnen: 1S Boekhouding, 1S Lonen en personeelsbeheer, interne verkoopdatabases voor elke merkafdeling 
• Ontwikkeling van uniforme procedures en bedrijfsregels voor data-integratie en –aggregatie 
• Automatisering van het opmaken van documenten – genereren van verslagen en BI volgens een schema of op aanvraag van medewerkers 
• Implementatie van een kostenprognosemodule 
  

De pilootmodule – het gebruikersgedeelte daarvan – is ontwikkeld als onderdeel van het SharePoint-portaal. De technische implementatie is echter niet afhankelijk van de bijzonderheden van het platform en, indien nodig, kan de module als zelfstandige webapplicatie werken. 

De resultaten van het project zijn als volgt: 

• 4 hoofdanalyseverslagen en 15 hulpvormen die verschillende slicing van gegevens en detaildiepte werden ontwikkeld en in pilootgebruik genomen; 
• Eerder werden verslagen eenmaal per maand op een bepaalde datum gegenereerd. Nu heeft het management van het bedrijf een analysetool ontvangen die dagelijks voor hen beschikbaar is en het mogelijk maakt om analyses op elke datum te maken, met elke slicing en diepte van gegevens (in het kader van het gedefinieerde model) 
• Er is een prognoseanalysetool voor de verkoop en de werkelijke kostprijs van servicewerkzaamheden ontwikkeld; 
• Vermindering van de tijd voor voorbereiding van verslagen maakte het mogelijk om ongeveer 80 manuren per maand te besparen