HRM Archives | ISDK Benelux - Omnichannel and eCommerce retail solutions, CRM-marketing, Software development and IT-consultancy

okt

SharePoint Online en Office 365 in een bedrijfsschool

Klant

Bedrijfsschool (van TOP 30 in de ranglijst van Financial Times)

Met meer dan 300 werknemers was het een uitdaging om snel de juiste persoon te vinden, erachter te komen in welke afdeling hij zit en om snel contact met hem op te nemen, omdat er geen centraal adresboek was.

Het werk aan documenten was ook niet gecentraliseerd; ze werden opgeslagen op een server en samenwerking vond plaats via e-mails, wat zeer tijdrovend en ineffectief was. Omdat processen niet werden opgezet waren sommige acties bovendien onnodig repetitief, wat betekent dat dubbel werk moest worden gedaan. Een PR-afdeling moest bijvoorbeeld soortgelijke aankondigingen op het interne portaal en de officiële openbare website publiceren, waarvoor er twee afzonderlijke processen waren en hetzelfde nieuws moest in beide processen worden goedgekeurd, wat onnodig was omdat een PR-manager in werkelijkheid slechts één keer de beslissing over de publicatie neemt.

Het werd cruciaal om een moderne, responsieve en zeer collaboratieve werkomgeving te bouwen.

Het management van de universiteit heeft besloten om SharePoint Online en Office 365 in te stellen en lokale AD met Azure-tenant te integreren. Ze besloten ook om het proces van nieuwspublicatie te stroomlijnen: synchronisatie, goedkeuring, distributie van artikelen op de officiële website en het interne bedrijfsportaal.

Creëren van Organisatieschema. SharePoint Online en de bestaande AD werden gesynchroniseerd
Er is een telefoonboek toegevoegd. Het telefoonboek ondersteunt zoeken op naam, telefoonnummer en functie
Opzetten van de samenwerking met nieuws en aankondigingen:
- Nieuws- en aankondigingssecties zijn in SharePoint Online gemaakt
- Rollen en toegang zijn ingesteld: contentmanager (maakt publicaties), PR-editor (bewerkt, keurt de publicaties goed)
- SharePoint Teams voor samenwerking zijn opgezet om de werkstroom te ondersteunen: contentmanager maakt een bestand voor een aankondiging of een nieuws –> in dit bestand vult de werknemer de vooraf gedefinieerde verplichte velden in, zoals Naam, Over het evenement, Over de spreker, Locatie, Tijd etc. –> Zodra het bestand is voltooid klikt de manager op “Verzenden” –> Zodra het bestand is verzonden ontvangt de PR-manager een e-mail met de melding dat een nieuwe aankondiging is toegevoegd –> De PR-manager controleert de aankondiging en bewerkt deze indien nodig. PR-managers hebben ook extra velden voor SEO-promotie, zoals KEYWORDS (trefwoorden), meta DESCRIPTIONS (metabeschrijvingen), TITLE (titel), Tags die niet beschikbaar zijn voor contentmanagers –> Laatste stap – de PR-manager klikt op “Gepubliceerd”, de aankondiging wordt vervolgens gepubliceerd op de officiële universitaire webpagina, wordt weergegeven in het gedeelte ‘Evenementen deze week’ op de website en wordt opgeslagen in de beheerdersgedeelte van de website. Nadat de aankondiging is gepubliceerd, kan het bestand alleen door PR-managers worden bewerkt.

SharePoint Online bedrijfsportaal werd de belangrijkste inforuimte, waar alle werknemers naar een collega kunnen zoeken waarmee ze in contact willen komen, evenals naar andere organisatorische informatie
Tijd voor het publiceren van nieuws op de universitaire website en het interne bedrijfsportaal werd verkort van 2 dagen tot 3-4 uur

nov

Bedrijfsportaal. HRM-trainingen

SharePoint, UI-designadmin

Klant

Een bekende telecommunicatieholding die een breed scala aan diensten aanbiedt, waaronder breedband- en mobiele internettoegang, telefonie en digitale televisie

Empty tab. Edit page to add content here.

Als onderdeel van het updaten van het bedrijfsintranetportaal en het overgaan naar SharePoint Server 2013 (zie het profiel Telecom.Enterprise-Portal.Services-Branding) was de klant van plan om enkele van zijn interne zakelijke services op basis van SharePoint te automatiseren.

Een van deze services was met name een HRM-module voor de interne opleiding van medewerkers. Deze service biedt gebruikers een reeks trainingen van interne en externe providers. Bij gebruik van deze service kan de medewerker aanmelden en een verzoek indienen voor cursussen die voor hem beschikbaar zijn, zijn eigen opleidingskalender plannen, trainingen volgen en beoordelen enz.

De belangrijkste functies van deze service zijn als volgt:

Beheren van het opleidingscatalogus en de opleidingskalender;
Aanmelden voor trainingen door medewerkers van het bedrijf, planning van een persoonlijke opleidingskalender
Bedrijfscoach: training houden
Medewerker: training volgen
Medewerker: training beoordelen
Coach: medewerker beoordelen
Bekijken van de geschiedenis van trainingen en informatie over het volgen daarvan door bepaalde medewerkers
Opstellen en bekijken van opleidingsrapporten

Een aparte taak tijdens de ontwikkeling van de service was het aanpassen van de gebruikersinterface in overeenstemming met de algemene huisstijl en het Brandbook van het bedrijf.

jun

Autodealer. SharePoint. HR-portaal: aanvragen en diensten

SharePoint, UI-designadmin

Klant

Een groep van bedrijven die 5 officiële dealers van toonaangevende automerken verenigt. Deze is gespecialiseerd in de verkoop van nieuwe en gebruikte auto's.

Aanvankelijk was dit project erop gericht om de HR-afdeling van verschillende routinewerkzaamheden te ontlasten: het bestellen van verklaringen, het ontvangen van loonstroken, het bestellen van kantoorartikelen en visitekaartjes, aanvraagformulieren, het informeren van werknemers over wijzigingen in bedrijfsregels, materialen voor aanpassing van nieuwe werknemers en nog veel meer.

Vóór de start van het project werd besloten medewerkers te enquêteren om erachter te komen welke bestaande problemen er zijn en wat zij van een bedrijfsportaal verwachten. We ontvingen veel feedback en het werd duidelijk dat het project dient uitgebreid te worden. Met ondersteuning van de HR-afdeling werd deze uitbreiding op het topmanagement niveau van het bedrijf goedgekeurd.

Van onze kant hebben wij, ISDK, onze ervaring en ontwikkelde portaal-oplossingen gedeeld: welke services het meest gevraagd bij andere bedrijven zijn, welke eventuele problemen kunnen er optreden, wat dient als eerste te worden gelanceerd en welke taken kunnen worden uitgesteld. Als gevolg hiervan werd samen met het functionele team van de klant een uitgebreid oplossingsconcept gevormd en werd het project gestart.

Tijdens het pilootproject (in één afdeling van het bedrijf) werden de volgende taken uitgevoerd:

Nieuwsfeed, evenementenkalender, telefoongids, verjaardagen van medewerkers
Persoonlijke pagina’s van werknemers en pagina’s van afdelingen
Service voor boeking van spreekkamers
Services voor aanvragen (documenten, kantoor, uittreksels, verlof, verklaringen)
Module voor enquêtering en stemming
Platform voor bespreking van bedrijfsevenementen en thematische blogs (gezondheid, reizen, vrijwilligerswerk, zelfontwikkeling)
Bedrijfskennis database (pakket voor nieuwe medewerker, voorbeelden van aanvragen, beschrijving van procedures en contacten van verantwoordelijke personen, bibliotheek met zakelijke literatuur)
Ideeënuitwisseling: elke medewerker kan zijn ideeën over verbetering van het werk van het bedrijf of het bedrijfsleven delen.

Sommige modules vereisten ontwikkeling op maat, maar de meeste delen van de functionaliteit werden gerealiseerd met behulp van de standaardfuncties van het SharePoint-portaal (gratis versie van Foundation) en modulaire blokken van ons bedrijf (oplossingen: “ISDK-portaal: SharePoint – HR-services“ en “ISDK-portaal: SharePoint – elektronische aanvragen“). Er was maximaal gebruik van standaardfunctionaliteit nodig om de implementatiekosten te optimaliseren en de termijn tot het starten van proefgebruik te verkorten.

Op basis van de resultaten van de eerste projectfase ging het portaal live voor pilootgebruik. Enkele maanden gebruik toonden voordelen, evenals gebieden voor verdere verbetering zowel vanuit technisch als vanuit zakelijk oogpunt. Met name is het aantal niet-standaard vragen aan de helpdesk en rechtstreeks aan de boekhoudafdeling van het bedrijf met betrekking tot berekening van vakantiedagen en verlening van verlof, bestelling van kantoorartikelen en goederen, visitekaartjes enzovoort aanzienlijk verminderd. Naar schatting met 25-30%.

Een ander positief punt is de vermindering van de gemiddelde verwerkingstijd van aanvragen tot 30-60 minuten in de halfautomatische modus, terwijl het eerder tot enkele dagen kon duren. De secties, waar medewerkers vaak gevraagde informatie kunnen downloaden – van marketing en technisch materiaal tot bedrijfsbeleid en instructies – werden erg populair. Het totale aantal documenten dat in de eerste paar weken van de portal is geüpload en gedownload bedroeg meer dan 200 items, wat wijst op een grote vraag naar een dergelijke centrale bestandsopslag.

Daarbij waren ook de bijzonderheden aangegeven die wijzen op de noodzaak voor verdere ontwikkeling van bedrijfsprocessen binnen het bedrijf en technische ondersteuning voor het realiseren ervan. Sommige bedrijfsprocessen vereisen met name een diepere integratie van afzonderlijke IT-systemen van het bedrijf. Het betreft allereerst de integratie met het boekhoudsysteem (1S), evenals met de systemen voor het bijhouden en beheren van verkoop en klanteninformatie. Dit geldt in het bijzonder voor de aggregatie van informatie voor het management van het bedrijf.

apr

Zakelijk SharePoint-portaal. HR rapporten

Integratie, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Aziatische machinebouwer

Als onderdeel van de ontwikkeling van het zakelijke SharePoint-portaal van het bedrijf en de implementatie van de HRM-functionaliteit werd besloten om een rapportagesysteem te ontwikkelen met de mogelijkheid om gedetailleerde werknemersgegevens te downloaden.

Het doel van de serviceontwikkeling was om gebruikers de mogelijkheid te bieden rapporten te genereren met behulp van verschillende filters en gegevensweergaven.

Bijzonder kernmerken van de module:

Een groot aantal rapporten;
Geen mogelijkheid om vereiste gegevensaggregatie te implementeren met behulp van standaard SharePoint-hulpmiddelen;
Berekende velden in de rapporten afhankelijk van bepaalde regels en voorwaarden.

In het kader van het project warden de volgende rapporten geïmplementeerd:

Register van werkboekjes
Werknemers met de proeftijd
Ziekteverzuimen
Werknemersdocumenten
Salariswijzigingen
Zakenreizen
Ziektekostenverzekering
Werklocatie
Vakanties
Gevolgde trainingen
Arbeidsovereenkomsten
Burgerlijke staat van de medewerker
Algemeen maandelijks rapport
Personeelslijst
Berekening van overgebleven vakantiedagen

Kenmerken van de technische implementatie:

Module is gebaseerd op het SQL Server Reporting Services platform;
Voor het invullen van de rapporten met gegevens is een speciale webservice ontwikkeld die naar de gevraagde informatie op de server zoekt. Bij het openen van rapporten roept het Reporting Services-platform bepaalde webservicemethoden op, waarbij de in het rapport gespecificeerde parameters worden doorgegeven. De methode verzamelt en aggregeert gegevens in de vereiste vorm en zendt de gegevens terug in xml-formaat;
Het klantgedeelte van het systeem gebruikt deze gegevens om rapporten voor eindgebruikers te maken.

De ontwikkeling en implementatie van rapportage voor de HRM-module resulteerden in meer dan 20 rapporten van verschillende complexiteit. Als onderdeel van de nieuwe module werd het mogelijk om informatie te verzamelen en rapporten te ontvangen over meer dan 700 werknemers van het bedrijf.

apr

Sharepoint-portal-eRequest-Approval-Service-nintex

SharePoint-protaal. Goedkeuring van elektronische aanvragen

Integratie, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Wereldwijde producent van parfums, cosmetica en lichaamsverzorgingsproducten

Als onderdeel van de module van interne services op het SharePoint-portaal van de klant werd besloten om een module te implementeren voor elektronische goedkeuring van aanvragen voor toegang tot informatiesystemen en bedrijfsservices van het bedrijf voor nieuwe werknemers.

Aan nieuwe of reeds bestaande werknemers kunnen de rechten op zakelijke services worden verleend of uitgebreid. Werknemers kunnen bijvoorbeeld een mobiele telefoon, een

PC en toegang tot verschillende informatiesystemen van het bedrijf krijgen.

Elke type aanvraag wordt door bepaalde werknemers beoordeeld: bestuurders, financiële en IT-afdelingen.

Het doel van de serviceontwikkeling was om het goedkeuringsproces van aanvragen gegroepeerd in algemene aanvragen per gebruiker te automatiseren.

Het project werd gekenmerkt door de volgende vereisten:

Groeperen van meerdere aanvragen in één enkele aanvraag ter goedkeuring. Het is mogelijk om verschillende typen aanvragen voor dezelfde werknemer in één in de relevante blokken verdeelde formulier te maken;
Mogelijkheid om elk type aanvraag afzonderlijk goed te keuren;
Mogelijkheid om een afzonderlijke aanvraag via een aanvraagformulier rechtstreeks goed te keuren of af te wijzen.
Automatische voltooiing van de taak als de gebruiker alle blokken in de aanvraagformulier goedkeurt of afwijst.
Instelling van de zichtbaarheid van blokken en/of delen ervan voor de gebruiker afhankelijk van zijn rol en de huidige goedkeuringsfase. De gebruiker die een aanvraag opent heeft alleen toegang tot een bepaalde reeks acties die met de huidige goedkeuringsfase overeenkomt.
Uitbreiding van de standaard NINTEX-delegatiefunctionaliteit, waarmee bepaald kan worden of de rechten aan de huidige gebruiker gedelegeerd zijn of dat hij deze oorspronkelijk had.

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Uitwerking van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem. Functionele UML-diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface als resultaat;
Installatie en configuratie van het Nintex platform;
Ontwikkeling van een wsp-pakket dat klaar is om te installeren en bevat lijsten, vooraf ingestelde mappen en veiligheidsgroepen.
Ontwikkeling van een in blokken onderverdeelde aanvraagformulier met behulp van Nintex Forms. Elk blok heeft zijn eigen goedkeuringsstatus en knoppen voor goedkeuring/afwijzing.
Ontwikkeling van weergavelogica voor blokken en besturingselementen met behulp van regels en js-scripts.
Ontwikkeling van een vertakte workflow die elk blok afzonderlijk goedkeurt met behulp van Nintex Workflow. Als meerdere taken aan dezelfde gebruiker/groep moeten worden toegewezen, worden ze in één taak gecombineerd.
Als onderdeel van het goedkeuringsproces zijn taakformulieren ontwikkeld voor het geval dat taken handmatig moeten worden afgesloten. Daarbij wordt bij elk taakformulier gecontroleerd of de acties met de aanvraag zijn uitgevoerd zoals gespecificeerd in de taak;
Als onderdeel van het goedkeuringsproces worden sjablonen voor e-mailmeldingen geconfigureerd;
Implementatie van automatische taakafsluiting bij goedkeuring/afwijzing van blokken op het aanvraagformulier.
Ontwikkeling van een webservice die Nintex API gebruikt om te bepalen of taken aan de bepaalde gebruiker zijn gedelegeerd.
Ontwikkeling van documentatie: gebruikers– en beheerdershandleidingen;
Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant;
Het systeem werd volledig getest, proefgedraaid en in de volledige productiemodus gezet.

Het systeem werd in het bedrijfsportaal van de klant in het voorjaar 2016 geïmplementeerd.

Het proces voor het maken en goedkeuren van aanvragen om apparatuur of toegang tot informatiesystemen te krijgen werd zoveel mogelijk verkort, zodat elke bij dit proces betrokken werknemer een taak met een kennisgeving tijdig ontvangt. De werknemer heeft minimale inspanningen nodig om een aanvraag goed te keuren.

Elke gebruiker heeft vooraf gedefinieerde toegangsrechten om informatie en goedkeuringsprocedures aan te vragen afhankelijk van zijn rol in het bedrijf.

mrt

Corporate Portal - Manege Employee Work Schedule

SharePoint-portaal. Werkschema’s voor werknemers

Integratie, Maatwerkontwikkeling, SharePointadmin

Klant

Ambitieuze producent van parfums, cosmetica en lichaamsverzorgingsproducten

De klant heeft een uitgebreid handelsnetwerk en aparte cosmetica-winkels over het hele Rusland – ongeveer 2.000 verkooppunten. Meer dan 600 verkoopadviseurs werken in deze verkooppunten gespecialiseerd in cosmetische producten van bepaalde merken.

Voorheen maakten managers eens per maand handmatig werkschema’s voor verkoopadviseurs in Excel en verstuurden deze naar verkoopadviseurs.

Het doel van de serviceontwikkeling was om het opstellen van werkschema’s (op basis van de gegevens over de schema’s van de vorige maand) en het versturen van werkschema’s te automatiseren.

De belangrijkste uitdagingen voor de systeemontwikkeling waren als volgt:

Instellen van toegangsrechten van gebruikers tot werkschema’s afhankelijk van hun positie, afdeling, regio van Rusland kennis van de specifieke kenmerken van bepaalde productmerken.
Mogelijkheid om het werkschema automatisch te maken op basis van de informatie van afgelopen maanden. Elke verkoopadviseur kan volgens een bepaald werkschema in verschillende verkooppunten werken. Hij/zij kan ziekteverlof nemen, op vakantie gaan, vrije dagen nemen en werknemers in andere winkels vervangen – al deze informatie wordt bij het opstellen van werkschema’s in aanmerking genomen.
Parallel met het werkschema voor verkoopadviseurs wordt een belastingsschema voor elke verkooppunt opgesteld. Het is mogelijk om gegevens vanuit elk schema’s te beheren.
Automatische gegevenscontrole in geval van wijzigingen. Bijvoorbeeld ter voorkoming van het toewijzen van een verkoopadviseur voor het werken in verschillende verkooppunten tegelijkertijd.
Mogelijkheid om werkschema’s van wijzigingen voor bepaalde verkoopadviseurs te vergrendelen;
Een kritieke vereiste is de systeemprestatie.
Gegevens over verkoopadviseurs van verschillende afdelingen werden afzonderlijk opgeslagen zonder een uniform formaat voor gegevenspresentatie te hebben.

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Ontwikkeling van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem. Resultaat: functionele UML-diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface;
Import van gegevens over verkoopadviseurs uit externe systemen van verschillende afdelingen;
Systeemcodering volgens functionele vereisten. Ontwikkeling van een algoritme om de informatie over het werkschema van de verkoopadviseur aan het belastingsschema van verkooppunten te koppelen. Het algoritme zorgt voor een volledige consistentie van gegevens;
Ontwikkeling van een niet-standaard systeem voor het instellen van toegangsrechten volgens vereisten dat door beheerders in SharePoint-lijsten kan worden aangepast.
Voor het opstellen van werkschema’s van verkoopadviseurs en de belastingsschema’s van verkooppunten werden DevExpress-besturingselementen, evenals JavaScript JQuery– en knockout.js-bibliotheken gebruikt;
Alle instellingen van gebruikersrechten worden gedaan met behulp van SharePoint-groepen en -lijsten.
Omdat informatie over elke verkoopadviseur voor meerdere jaren kan worden opgeslagen, moest er een opslagarchitectuur worden ontwikkeld die het aantal rijen en kolommen in de lijst reduceert om de maximale snelheid van het ophalen van gegevens uit SharePoint-lijsten te bereiken.
Gedeeltelijke gegevensdownload is geïmplementeerd om het werk van tabellen grafieken op de pagina te versnellen.
Gegevens over grafieken worden naar Excel gedownload;
Alle bedieningselementen van gebruiker zijn volledig interactief en werken zonder herladen van de pagina.
Ontwikkeling van documentatie: gebruikers- en beheerdershandleidingen;
Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant;
Het systeem werd volledig getest, proefgedraaid en in de volledige productiemodus gezet.

Het systeem is in het voorjaar 2015 in het zakelijke SharePoint-portaal geïmplementeerd. Er werden gegevens van meer dan 600 verkoopadviseurs uit externe systemen geïmporteerd.

Dankzij het systeem besteden managers meer dan driemaal minder tijd aan het maken en versturen van werkschema’s. De enige handmatige handelingen die nog blijven zijn het starten van het maken van Werkschema’s en het handmatig invoeren van informatie over vrije dagen, vakanties, ziekteverlof en het verplaatsen van werknemers naar andere verkooppunten.

Samen met de klant werd een systeemontwikkelingsplan opgesteld dat het mogelijkheid biedt om de werktijd van verkoopadviseurs tot één uur van de dag te beheren, zodat verkoopadviseurs op dezelfde dag beurtelings in verschillende verkooppunten kunnen werken. Daarbij wordt ook rekening gehouden met maaltijdpauzes.

mrt

Corporate SP-Portal staff directory featured

Zakelijk SharePoint-protaal. Personeelgids

Analyse en ontwerp, Integratie, SharePointadmin

Klant

Olieveldservicebedrijf gespecialiseerd in complete olie- en gasinstallaties

Het doel van de service is om gebruikers van informatie te voorzien over de huidige organisatiestructuur en de functionele structuur van het bedrijf, het bestuur van de relevante organisatie-eenheden en werknemers daarvan. De service is een integraal onderdeel van het zakelijke SharePoint-portaal van het bedrijf.

De belangrijkste uitdagingen voor de systeemontwikkeling waren onder meer de geografische spreiding van de bedrijfsonderdelen en de complexe kruisstructuur van de administratieve en functionele ondergeschiktheid van de verschillende eenheden ervan.

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Uitwerking van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem. Functionele UML-diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface waren het resultaat daarvan;
Ontwikkeling van de systeemcode volgens functionele vereisten;
De volledige synchronisatie van SharePoint-gebruikersprofielen met het HR-systeem en het bedrijfsdomein vereiste de integratie met de volgende systemen:

- HR-systeem (1C-Salarissen en Human Resources Management) met behulp van het Microsoft System Center (Orchestration) en
- MS Active Directory;

Ontwikkeling van gebruikers- en beheerdersdocumentatie;
Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant;
Volledig testen, proefdraaien van het systeem en zetten ervan in de volledige productiemodus.

De personeelsgids werd in het zakelijke SharePoint-portaal begin 2014 geïmplementeerd. De gids bevat meer dan 25.000 werknemers van het bedrijf en ongeveer 50 functionele en administratieve eenheden en bedrijfseenheden. De responstijd van het systeem bedraagt niet meer dan 2 seconden bij elk type filtering.

Gebruikers wijzen op de snelle zoekmogelijkheden van het systeem als het belangrijkste voordeel. Men kan zoeken naar werknemers op bijna alle parameters – gedeeltelijke woordmatches, werkstatus, bedrijfseenheid enz. Gebruikers melden ook over het gemak van de grafische weergave van de organisatiestructuur van het bedrijf in de vorm van een interactieve pulldown-boom.