De automatisering gebeurde op basis van Microsoft Flow, Teams-chatbot en SharePoint Online als opslag. Eerder belde of schreef een werknemer een e-mail naar een officemanager met alle details voor de pas. Omdat er elke dag veel aanvragen waren nam het een aanzienlijk deel van de werktijd van de beheerder in beslag. Bovendien duurde het tot een hele dag voordat de werknemer het resultaat kreeg. Nu stuurt hij slechts een kort bericht met de aanvraag naar de chatbot en krijgt later een definitieve goedkeuring.

Het hele proces ziet er als volgt uit:

1. Werknemers die een pas nodig hebben nemen contact op met de chatbot. In een snel en eenvoudig gesprek verstrekken ze alle gegevens die nodig zijn om een pas te maken.
2. Processtap “Wachten op de goedkeuring”. Een verantwoordelijke officemanager ontvangt een melding in de bot en per e-mail. De manager kan de informatie zien en ervoor kiezen om het aanmaken van een pas goed te keuren of te weigeren.
3. Als de manager de aanvraag goedkeurt, gaat het proces verder. De gegevens komen in een vooraf aangemaakt Word-sjabloon en worden toegevoegd aan de relevante velden. Vervolgens wordt een nieuw Word-document gemaakt en opgeslagen.
4. Zodra het document klaar is krijgt de aanvrager een chatbericht waarin hij wordt geïnformeerd over de goedkeuring, samen met een link voor toegang tot het document.

• Verwerking van een pasaanvraag en uitgiftetijd is verminderd van gemiddeld 4-5 uur tot 20-30 minuten
• Een officemanager bespaart dagelijks 2-3 uur dankzij deze procesautomatisering