Als onderdeel van de module van interne services op het SharePoint-portaal van de klant werd besloten om een module te implementeren voor elektronische goedkeuring van aanvragen voor toegang tot informatiesystemen en bedrijfsservices van het bedrijf voor nieuwe werknemers. 

Aan nieuwe of reeds bestaande werknemers kunnen de rechten op zakelijke services worden verleend of uitgebreid. Werknemers kunnen bijvoorbeeld een mobiele telefoon, een 

PC en toegang tot verschillende informatiesystemen van het bedrijf krijgen. 

Elke type aanvraag wordt door bepaalde werknemers beoordeeld: bestuurders, financiële en IT-afdelingen. 

Het doel van de serviceontwikkeling was om het goedkeuringsproces van aanvragen gegroepeerd in algemene aanvragen per gebruiker te automatiseren. 

Het project werd gekenmerkt door de volgende vereisten: 

• Groeperen van meerdere aanvragen in één enkele aanvraag ter goedkeuring. Het is mogelijk om verschillende typen aanvragen voor dezelfde werknemer in één in de relevante blokken verdeelde formulier te maken; 
• Mogelijkheid om elk type aanvraag afzonderlijk goed te keuren; 
• Mogelijkheid om een afzonderlijke aanvraag via een aanvraagformulier rechtstreeks goed te keuren of af te wijzen. 
• Automatische voltooiing van de taak als de gebruiker alle blokken in de aanvraagformulier goedkeurt of afwijst. 
• Instelling van de zichtbaarheid van blokken en/of delen ervan voor de gebruiker afhankelijk van zijn rol en de huidige goedkeuringsfase. De gebruiker die een aanvraag opent heeft alleen toegang tot een bepaalde reeks acties die met de huidige goedkeuringsfase overeenkomt. 
• Uitbreiding van de standaard NINTEX-delegatiefunctionaliteit, waarmee bepaald kan worden of de rechten aan de huidige gebruiker gedelegeerd zijn of dat hij deze oorspronkelijk had. 

In het kader van het project werden de volgende werkzaamheden uitgevoerd: 

• Uitwerking van de architectuur, het functionele en grafische ontwerp van het systeem. Functionele UML-diagrammen en mockups voor de gebruikersinterface als resultaat; 
• Installatie en configuratie van het Nintex platform; 
• Ontwikkeling van een wsp-pakket dat klaar is om te installeren en bevat lijsten, vooraf ingestelde mappen en veiligheidsgroepen. 
• Ontwikkeling van een in blokken onderverdeelde aanvraagformulier met behulp van Nintex Forms. Elk blok heeft zijn eigen goedkeuringsstatus en knoppen voor goedkeuring/afwijzing. 
• Ontwikkeling van weergavelogica voor blokken en besturingselementen met behulp van regels en js-scripts. 
• Ontwikkeling van een vertakte workflow die elk blok afzonderlijk goedkeurt met behulp van Nintex Workflow. Als meerdere taken aan dezelfde gebruiker/groep moeten worden toegewezen, worden ze in één taak gecombineerd. 
• Als onderdeel van het goedkeuringsproces zijn taakformulieren ontwikkeld voor het geval dat taken handmatig moeten worden afgesloten. Daarbij wordt bij elk taakformulier gecontroleerd of de acties met de aanvraag zijn uitgevoerd zoals gespecificeerd in de taak; 
• Als onderdeel van het goedkeuringsproces worden sjablonen voor e-mailmeldingen geconfigureerd; 
• Implementatie van automatische taakafsluiting bij goedkeuring/afwijzing van blokken op het aanvraagformulier. 
• Ontwikkeling van een webservice die Nintex API gebruikt om te bepalen of taken aan de bepaalde gebruiker zijn gedelegeerd. 
• Ontwikkeling van documentatie: gebruikers– en beheerdershandleidingen; 
• Opleiding van het sleutelpersoneel van de klant; 
• Het systeem werd volledig getest, proefgedraaid en in de volledige productiemodus gezet. 

Het systeem werd in het bedrijfsportaal van de klant in het voorjaar 2016 geïmplementeerd. 

Het proces voor het maken en goedkeuren van aanvragen om apparatuur of toegang tot informatiesystemen te krijgen werd zoveel mogelijk verkort, zodat elke bij dit proces betrokken werknemer een taak met een kennisgeving tijdig ontvangt. De werknemer heeft minimale inspanningen nodig om een aanvraag goed te keuren. 

Elke gebruiker heeft vooraf gedefinieerde toegangsrechten om informatie en goedkeuringsprocedures aan te vragen afhankelijk van zijn rol in het bedrijf.